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従業員アカウントを管理（招待・再招待・キャンセルなど）する

従業員のアカウントを管理する「従業員招待」画面について解説します。この画面では、招待メールの送信や再送（再招待）、招待の取り消し（キャンセル）、アカウントのステータスの確認などが可能です。

　　　　　　

契約モジュール

労務管理／AIアシスタント

権限

「初期セットアップ」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。

目次

注意

　　　　　　　　　　　　

操作方法

注意

従業員招待画面をステータスごとに確認する

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 「従業員招待」画面では、従業員の「在籍状況」や「ログインステータス」による一覧の絞り込みや、一覧の並び替えを行うことができます。各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、希望する条件を選択してください。各項目の詳細は以下の通りです。

     

    • 「在籍状況」の選択肢の詳細は以下の通りです。

      選択肢 説明
      すべて 入社予定、在籍中、退職済みのすべての従業員を表示します。
      入社予定 入社日が未来の日付に設定されている従業員のみを表示します。
      在籍中 現在、会社に在籍している（入社日を迎えており、退職していない）従業員のみを表示します。
      退職済み 退職日を迎えており、すでに退職している従業員のみを表示します。
    • 「ログインステータス」の選択肢の詳細は以下の通りです。
      選択肢 説明
      すべて アカウントの有効化状況に関わらず、すべての従業員を表示します。
      ログイン済み すでに招待メールから初回ログイン（パスワード設定等）を完了し、アカウントが有効化されている従業員を表示します。
      招待済み 招待メールを送信済みですが、まだ従業員本人の初回ログインが完了していない状態の従業員を表示します。
      未招待 まだ一度も招待メールを送信していない（アカウント発行を行っていない）状態の従業員を表示します。
    • 「並び替え」の選択肢の詳細は以下の通りです。
      選択肢 説明
      並び替えなし 初期設定の順序で従業員一覧を表示します。
      従業員番号（昇順） 従業員番号が小さい順に並び替えて表示します。
      従業員番号（降順） 従業員番号が大きい順に並び替えて表示します。
      入社日（昇順） 入社日が古い順に並び替えて表示します。
      入社日（降順） 入社日が新しい順に並び替えて表示します。
    •  「検索フォーム」の詳細は以下の通りです。
      • 「並び替え」横の「検索フォーム」で該当する従業員の「氏名」「所属」「従業員番号」のいずれかの一部を入力して検索（部分一致検索）を行うことができます。

アカウントを発行する従業員（1名）を登録する　

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 「従業員招待」画面右上の［+従業員情報を登録］を押し「従業員情報の登録」画面に移動します。

  4. 「従業員情報の登録」下の［新規追加（基本情報のみ）］の領域を押すと「従業員情報の登録」画面に移動します。
  5. 「従業員名（姓）」「従業員名（名）」「メールアドレス」「従業員番号」「入社日」を入力し、画面右下の［登録する］を押します。
    ⚠️注意
    • 「退職日」の入力は不要です。
  6. 「従業員招待」画面下部に「従業員情報を登録しました」と表示され、「従業員招待」画面のリストに招待する従業員情報が登録されます。

    ⚠️注意

アカウントを発行する従業員をCSVファイルで一括登録する　

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 「従業員招待」画面右上の［+従業員情報を登録］右端の［下向き矢印］を押し［+CSVで一括登録］を選択すると、「招待するユーザーを登録」画面に移動します。

  4. 「招待するユーザーを登録」画面の「手順1：テンプレートをダウンロード」の下の［テンプレートをダウンロード］を押すと、招待する従業員情報を登録するためのテンプレートとなるCSVファイルをダウンロードできます。
  5. コンピューター上でダウンロードしたテンプレートを編集します。入力が必要な項目は、「従業員情報を登録し個別で招待する」の手順5をご参照ください。
  6. 「手順2：編集したCSVファイルをアップロード」の［＋ファイルを選択］を押し、編集済みのCSVファイルを選択するか、［＋ファイルを選択］のある領域にCSVファイルをドラッグ＆ドロップし［次へ］を押します。
  7. 「招待するユーザーを登録」画面では、CSV上の各列が、WorkOn上でどのデータとして反映されるかを確認し［次へ］を押し「登録内容確認」画面に移動します。

    ⚠️ 注意

    • 画面左側に表示されているWorkOn側の各項目に対して、画面右側で選択されたCSV列の内容がWorkOnに取り込まれます。
    • CSVの列に想定と異なる項目が表示されている場合、画面右側の各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、CSVの列を選択し直すことができます。
  8. 各項目に対し登録される内容を確認し、［完了］を押すと、画面下部に「ユーザーを一括招待しました」と表示され「ユーザー管理」画面に移動します。
  9. CSVファイルをアップロードし、登録した従業員の情報が登録されたことを確認します。

    ⚠️注意

アカウント招待メールを個別に送信する

注意

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 招待メールを送信する「従業員名」の行の右端の［…］を押し［招待を送信］を選択すると「アカウント招待の送信確認」画面に移動します。​

  4. 選択した「従業員名」「招待用メールアドレス」を確認し画面右下の［送信する］を押します。
  5. 「従業員招待」画面下部に「1名に招待を送信しました」と表示され対象の従業員に「WorkOn招待メール（件名：WorkOn に招待されました）」が送信されます。
  6. 「従業員招待」画面で、招待した従業員の「ログインステータス」が「招待済み」と表示されていることを確認します。

アカウント招待メールを複数人に一括送信する

注意　

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 「従業員招待」画面右上の［アカウント発行］を押します。

  4. 一括招待を行う従業員のチェックボックスにチェックを入れ、画面右上の［〇名に招待を送信］を押すと「アカウント招待の送信確認」画面に移動します。

    ⚠️注意
    • 「ログインステータス」が「ログイン済み」の従業員は、すでにWorkOnのアカウントの有効化が完了されているため、重複して招待を行うことができません。
    • 画面左上の［対象者をすべて選択（〇名）］を押すと 、「従業員招待」画面一覧に表示されているすべての従業員を一括で選択できます。

  5. 選択した「従業員名」「招待用メールアドレス」を確認し、画面右下の［送信する］を押します。

  6. 「従業員招待」画面下部に「〇名に招待を送信しました」と表示され、対象の従業員に「WorkOn招待メール（件名：WorkOn に招待されました）」が送信されます。
  7. 「従業員招待」画面で、招待した従業員の「ログインステータス」が「招待済み」と表示されていることを確認します。

アカウント招待メールを再送信する
注意

  • 本手順は、まだ一度もログインしていない従業員で、招待メールの有効期限が切れてしまった場合などに招待メールを再送するための操作です。

  • 招待メールは、アカウント有効化前でステータスが「招待済み」の従業員にのみ、再送信できます。

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 招待メールを再送する「従業員名」の行の右端の［…］を押し［招待を再送信］を選択すると「アカウント招待の送信確認」画面に移動します。​ 

  4. 招待メールを再送する従業員の「従業員名（姓）」「従業員名（名）」「メールアドレス」を確認し、画面右下の［送信する］を押すと、対象の従業員に招待メールが再送されます。⚠️注意
    • 招待メールを再送した場合の「ステータス」は、再送したメールから、従業員がアカウントを有効化し、ログインを行うまで、再送前の「ステータス」のままです。
      • 例えば、有効期限切れでメールを再送する場合、従業員が再送メールからアカウントを有効化し、ログインを行うまでの「ステータス」は「有効期限切れ」です。
    • 招待メールを再送した場合、従業員には常に最新のメールからアカウントの有効化手続きを行うようご案内ください。
    • 招待メールのリンクは再送日から7日間有効です。 期限内にリンクからアカウントの有効化を完了してください。
    • 招待メールは「no-reply@work-on.ai」から送信されます。
      • メールを受信しない場合は、受信設定でドメインが許可されているかご確認ください。

招待済みの従業員情報を表示する

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 従業員情報を表示する「従業員名」行の右端の［…］を押し［従業員情報を表示］を選択すると、対象従業員名の「従業員情報」画面に移動します。​

  4. 対象従業員の所属、雇用形態、個人情報、各種関連情報の確認ができます。「従業員情報」画面の操作手順の詳細は以下をご参照ください。

    ⚠️ 注意

招待済みのユーザー情報を編集する

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 編集する「従業員名」行の右端の［…］を押し［ユーザーを編集］を選択すると「ユーザーを編集」画面に移動します。​

  4. 変更する従業員情報の項目を修正し、画面右下の［保存］を押します。
  5. 「従業員招待」画面で、情報を変更した従業員の情報が更新されたことを確認できます。

招待済みの従業員を削除する

  1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。

  2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員招待］が選択されていることを確認します。

  3. 削除する「従業員名」行の右端の［…］を押し［ユーザーを削除］を選択すると「削除してもよろしいですか？」画面に移動します。​

     

  4. 画面右下の［削除］を押すと、対象の従業員が「従業員招待」画面のリストから削除されます。

    ⚠️  注意

    • 一度削除した従業員情報は元に戻せません。

     


補足：「AIアシスタント」のみをご契約の場合のユーザー招待・管理について

注意

  • 「AIアシスタント」のみをご契約の場合、画面左端のサイドメニューに［手続き］は表示されません。

  •  従業員の登録や招待などの操作は、以下の手順で［ユーザー管理］画面を開いて行ってください。

「AIアシスタント」利用の従業員（1名）を招待する

  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し［ユーザー管理］ を選択すると「ユーザー管理」画面へ移動します。
  2. 「ユーザー管理」画面右上の［+ユーザーを招待］を押し「ユーザーを招待」画面に移動します。
  3. 招待する従業員情報の項目を入力し、画面右下の［招待］を押します。⚠️注意
    • 「退職日」の入力は不要です。
  4. 「ユーザー管理」画面下部に「ユーザーを招待しました」と表示され対象の従業員に「WorkOn招待メール（件名：WorkOn に招待されました）」が送信されます。
  5. 「ユーザー管理」画面で、招待した従業員の「ステータス」が「招待済み」と表示されていることを確認します。

「AIアシスタント」利用の従業員をCSVファイルで一括登録する

  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し［ユーザー管理］ を選択すると「ユーザー管理」画面へ移動します。

  2. 「ユーザー管理」画面右上の［+ユーザーを招待］右端の［下向き矢印］を押し［+ユーザーを一括招待］を選択すると、「招待するユーザーを登録」画面に移動します。
  3. 以降のCSVファイルの設定方法の詳細は、「アカウントを発行する従業員をCSVファイルで一括登録する」の手順4〜8をご参照ください。
  4. CSVファイルの一括登録が完了すると、「登録内容確認」画面下部に「ユーザーを一括招待しました」と表示され、対象の従業員に「WorkOn招待メール（件名：WorkOn に招待されました）」が送信されます。
  5. 「ユーザー管理」画面で、招待した従業員の「ステータス」が「招待済み」と表示されていることを確認します。

「AIアシスタント」の招待をキャンセルする　

注意

  • 招待をキャンセルできるのは、アカウント有効化前でステータスが「招待済み」または「有効期限切れ」の従業員のみです。

  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し［ユーザー管理］ を選択すると「ユーザー管理」画面へ移動します。
  2. 招待をキャンセルする「従業員名」行の右端の［…］を押し［招待をキャンセル］を選択すると「招待をキャンセルしてもよろしいですか？」画面に移動します。
  3. 招待をキャンセルする従業員名を確認し、画面右下の［招待をキャンセル］を押します。
  4. 「ユーザー管理」画面で、招待をキャンセルした従業員の「ステータス」が「未招待」と表示されていることを確認します。


招待済みの従業員アカウントを管理する

「ユーザー管理」画面では、「従業員名」行の右端の［…］を押すと、以下の操作を行うことができます。一部の操作手順は共通のため、リンク先をご参照ください。

  • 詳細を再送
    • 招待メールの有効期限（7日間）が切れてしまった場合などに、再度招待メールを送信します。
    • 招待メールを再送する操作手順の詳細は「アカウント招待メールを再送信する」手順3以降をご参照ください。
  • ユーザーを編集
    • 招待済みのユーザー情報（氏名やメールアドレスなど）を修正・変更します。
    • ユーザー情報を編集する操作手順の詳細は「招待済みのユーザー情報を編集する」手順4以降をご参照ください。
  • 招待をキャンセル
    • 送信済みの招待メールを取り消し、無効化します。
    • 対象者がアカウントの有効化（初回ログイン）を完了する前の場合のみ操作可能です。
    • 招待をキャンセルする操作手順の詳細は「「AIアシスタント」の招待をキャンセルする」をご参照ください。
  • ユーザーを削除   


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