AIアシスタントのWord記入機能を利用して書類を作成する（β版）

AIアシスタントの「Word記入機能」について解説します。この機能では、アップロードしたWordファイルの空欄に対して、AIに入力を指示することで、自動的に値を書き込んだ書類を作成することが可能です。（本機能は現在「β版」として提供されています。）

契約モジュール

AIアシスタント

権限

「AIアシスタントの利用」権限を付与されたユーザーのみが操作可能です。　

AIアシスタントのWord記入機能（β版）について

AIアシスタントのWord記入機能は現在「β版」です。精度向上のため、固有フォーマットへの対応要望や、Wordファイルに情報が上手く反映されない事象が発生した場合は、該当のWordファイルを営業担当者またはWorkOnサポート窓口までお送りいただけますと幸いです。
WorkOnサポート窓口への問い合わせの詳細は、「サポートを受ける」の「メールで問い合わせる」をご参照ください。

AIアシスタントのWord記入機能では、以下のような書類を作成できます。また、チェックボックスの自動選択、丸つけ、文字列置換なども対応可能です。

• 在籍証明書　
• 給与証明書　
• 給与証明書　

今後のアップデート予定

• Wordテンプレートの拡充
  • 労働条件通知書や採用内定通知書など、LegalOnの弁護士が監修した高品質なひな形を導入予定です。
• Excel対応
  • 子ども家庭庁発行の「就労証明書」をはじめとする、Excelファイルの記入機能にも対応予定です。

「Word記入機能」を利用するための権限設定について

• 「AIアシスタントのWord記入機能を利用して書類を作成する」機能は、「AIアシスタントの利用」権限があれば、どなたでも利用できます。
  • 権限設定の詳細は、「AIアシスタントの設定を行う」の「権限グループを作成する」をご参照ください。
• AIアシスタントは、WorkOn内のデータを参照し、チャット上にアップロードされたWordファイルにデータを自動反映します。
  •  AIアシスタントが参照するデータは、「権限管理」設定で設定した「就業者情報の範囲」に基づくため、ユーザー自身が閲覧できる情報のみが使用されます。
    
    ⚠️ 注意
    • 「管理者権限」をお持ちの方は、「会社全体」の従業員のデータを用いて、Wordファイルにデータを反映することが可能です。
    • 人事・労務担当者が他従業員のWord書類を作成する場合は、「権限グループ」の設定にて「就業者情報の範囲」を「会社全体」とし、あわせて「AIアシスタント利用」権限を付与してください。

操作方法

Word記入機能を利用して書類を作成する　　　　

1. WorkOn内のデータを記入させるWord形式のフォーマットを用意します。

2. 画面左端のサイドメニューの［AIアシスタント］を押し「AIアシスタント」画面に移動します。
3. 手順1で準備したWord形式のフォーマットを、チャット画面下部の入力欄にドラッグ＆ドロップし、「添付したWordフォーマットを参照し、加藤結衣さんの在籍証明書を作成してください」など、具体的な依頼文を入力します。
   
4. 入力欄の右端の［上向き矢印］またはエンターキーを押すと、質問が送信されます。
    
5. AIアシスタントがWorkOn内のデータを参照し、記入済みのWordファイルを生成します。チャット上には［ダウンロード］ボタンとあわせて、Wordファイル内の「記入済み項目」が表示され、WorkOn上にデータがない項目は「未書き込み項目」として表示されます。 
6. ［ダウンロード］を押し、記入済みのWordファイルをダウンロードします。
   

7. Wordファイルの記載内容を確認します。

   ⚠️ 注意

   • 本機能はβ版となり、AIアシスタントがWordファイルを解析し、書き込みをする中で、エラーが発生する場合がございます。特に下記の点でエラーが出やすくなります。
     • 文字のフォントやサイズが想定外のもの
     • 記入枚数が多いもの
     • 以下の画像のようにフォーマットが複雑なもの
       

1. • エラーが発生した場合は、営業担当者またはWorkOnサポート窓口へ、Wordファイルをご提供ください。WorkOnサポート窓口への問い合わせの詳細は、「サポートを受ける」の「メールで問い合わせる」をご参照ください。
     

　　　　
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※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。