従業員情報を個別・一括で変更する

契約モジュール

1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員情報変更］を選択します。

2. 画面右上の［+情報変更手続きを作成］ を押し「変更する情報を選択」画面に移動します。
   

3. 「変更する情報を選択」画面に表示されている選択肢の中から、追加・変更する情報の項目を選択すると、変更可能な項目が右側に表示されます。

   
   

   ⚠️ 注意

   • 特定の従業員の情報を削除する場合、「変更する情報を選択」画面の選択肢の「従業員を削除」を選択し、画面右下の［次へ］を押します。

     • その後、手順9～10と同様の操作で削除する従業員を選択し、「登録内容確認」画面に移動します。「登録内容確認」画面で、削除する従業員の「従業員名」を確認し、画面右下の［完了］を押すと、当該の従業員情報を削除できます。

4. 画面右下の［次へ］を押し「発令日・グループ名設定」画面に移動します。
5. 「発令日」と「情報変更グループ名」を入力します。
   

   
   各項目の操作は下記の通りです。

   • 発令日

     • 入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押すと、カレンダーから日付を選択できます。

   • 情報変更グループ名

     • テキストで入力します。

   ⚠️ 注意

   • 発令日は従業員の情報変更が有効となる日を指します。

   • 発令日を当日に設定した場合は即時反映となります。
   • 発令日を未来日に設定した場合は予約（反映待ち）となります。

   • 発令日を過去日に設定すると、過去日を起点に反映結果として登録されます。

   • 「給与計算モジュール」を契約しており、かつ「勤務形態」の情報を変更する場合、発令日は「変更先の勤務形態」の「次の次以降の給与支払いサイクルの初日」に設定してください。

     • 例えば、変更作業日が3/10の場合で「支払いサイクル」が「月末締め25日払い」の場合は、5/1などの各月の1日をご設定ください。

6. 画面右下の［次へ］を押し「変更内容登録」画面に移動します。
7. 「変更内容登録」画面の「手順1:変更する項目を選択」下の［変更する項目を選択］を押し「変更する項目を選択」画面へ移動します。
   
8. 変更する項目にチェックを付け、画面右下の［選択］を押します。 選択した項目は 「手順3:テンプレートをダウンロード」にてダウンロードするCSVファイルに反映されます。
   ⚠️ 注意

   • ダウンロードしたCSVファイル上で従業員を判別しやすくするため、変更する項目に加えて「ビジネスネーム」にもチェックを付けることをお勧めします。

9. 「変更内容登録」画面の「手順2:変更する従業員を選択」の［変更する従業員を選択］を押し「変更する従業員を選択」画面へ移動します。
   
10. 変更する「従業員名」行の左端のチェックボックスにチェックを付け［選択］を押します。
    ⚠️注意
    • 意図しない情報の変更を避けるため、情報を変更する従業員にのみチェックを入れてください。
11. 「変更内容登録」画面の「手順3:テンプレートをダウンロード」の［テンプレートをダウンロード］を押し、CSVファイルをダウンロードします。
    
    

    ⚠️ 注意

    • 「手順2:変更する従業員を選択」下の「対象者を表示」を押すと「変更する従業員」画面が表示され変更対象の従業員を確認できます。

12. コンピューター上で、ダウンロードしたCSVファイルを編集します。CSV項目の入力例は、「従業員情報を登録する」をご参照ください。 
    
    

    ⚠️ 注意

    • ダウンロードしたCSVファイルには、選択した従業員の現在登録されている情報があらかじめ入力された状態で出力されます。

    • 変更する情報の種類に応じて、手順8で選択した項目以外の列が追加されている場合があります。
      • 詳細は「補足：テンプレートに含まれる内容」をご参照ください。
    • 「ビジネスネーム」を選択してダウンロードした場合は、CSVファイルの編集完了後、アップロード前に「ビジネスネーム」の列を削除してください。
    • 「雇用形態」を変更する場合、自社で雇用する・しないの区分をまたぐ変更は、この画面からは行えません。
      • 詳細は「従業員情報を確認・編集する」の「補足：雇用形態の変更」をご参照ください。
13. 「手順4:編集したCSVファイルをアップロード」の［＋ファイルを選択］を押し、編集済みのCSVファイルを選択するか、［＋ファイルを選択］のある領域にCSVファイルをドラッグ＆ドロップし［次へ］を押します。
    

14. 「変更内容登録」画面では、CSV上の各列が、WorkOn上でどのデータとして反映されるかを確認し［次へ］を押し「登録内容確認」画面に移動します。
    
    ⚠️ 注意
    

    • 画面左側に表示されているWorkOn側の各項目に対して、画面右側で選択されたCSV列の内容がWorkOnに取り込まれます。

    • CSVの列に想定と異なる項目が表示されている場合、画面右側の各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、CSVの列を選択し直すことができます。
15. 「登録内容確認」画面で、「発令日」「変更する項目」「変更する従業員」の内容を確認し、画面右下の［完了］を押すと、変更内容が登録されます。
16. 情報変更手続きが作成され、「従業員情報変更」画面の一覧に表示されます。

補足：テンプレートに含まれる内容

⚠️ 注意

• 「従業員情報を変更する」の手順11でダウンロードしたCSVテンプレートには、一部手順3～8で選択したものとは異なる項目の列が表示されています。

  • これらの項目は、WorkOn内部で、「誰の情報を変更するか」を特定するための「識別キー」として使用します。書き換えたり削除したりするとシステム内正しく情報が更新できないため、これらの項目の内容は編集せず、そのままアップロードしてください。編集不要な項目は以下の通りです。

「変更する情報を選択」画面で選択した変更項目が「従業員の基本情報」の場合

「変更する情報を選択」画面で選択した変更項目が「従業員の所属・役職」の場合