従業員情報を個別・一括で変更する

「従業員情報変更」画面について解説します。この画面では、従業員情報の変更や変更の反映状況の確認などが可能です。

契約モジュール

労務管理

権限

「就業者情報変更（一括）」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。

操作方法

従業員情報変更画面を確認する

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員情報変更］を選択します。
「従業員情報変更」画面では、ステータスタブが表示されます。

各ステータスタブの詳細は以下の通りです。
- 予約中
  - 従業員情報変更が、反映予定として登録されている状態です。発令日になると反映処理が行われます。
- 変更済み
  - 従業員情報変更の反映処理が成功し、更新が完了した状態です。発令日が当日の場合は即時反映されます。
- 下書き
  - 従業員情報変更が未完了の状態です。途中保存した変更や、変更失敗から下書きに戻した変更が表示されます。
「情報変更グループ名」行の右端の［…］を押すと、ステータスに応じた操作メニューが表示されます。各ステータスで表示されるメニューは以下の通りです。
- 予約中
  - 詳細を見る：変更情報の詳細を確認できます。
- 変更済み
  - 詳細を見る：変更情報の詳細を確認できます。
- 下書き
  - 編集を再開：途中保存した内容から編集を再開できます。
  - 削除：下書きを削除します。

従業員情報を変更する

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」の下にある項目一覧の中から［従業員情報変更］を選択します。
画面右上の［+情報変更手続きを作成］を押し「変更する情報を選択」画面に移動します。
「変更する情報を選択」画面に表示されている選択肢の中から、追加・変更する情報の項目を選択すると、変更可能な項目が右側に表示されます。
画面右下の［次へ］を押し「発令日・グループ名設定」画面に移動します。
「発令日」と「情報変更グループ名」を入力します。

各項目の操作は下記の通りです。
- 発令日
  - 入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押すと、カレンダーから日付を選択できます。
- 情報変更グループ名
  - テキストで入力します。
⚠️ 注意
- 発令日は従業員の情報変更が有効となる日を指します。
- 発令日を当日に設定した場合は即時反映となります。
- 発令日を未来日に設定した場合は予約（反映待ち）となります。
- 発令日を過去日に設定すると、過去日を起点に反映結果として登録されます。
画面右下の［次へ］を押し「変更内容登録」画面に移動します。
「変更内容登録」画面の「手順1:変更する項目を選択」下の［変更する項目を選択］を押し「変更する項目を選択」画面へ移動します。
変更する項目にチェックを付け、画面右下の［選択］を押します。選択した項目は「手順3:テンプレートをダウンロード」にてダウンロードするCSVファイルに反映されます。
⚠️ 注意
- ダウンロードしたCSVファイル上で従業員を判別しやすくするため、変更する項目に加えて「ビジネスネーム」にもチェックを付けることをお勧めします。
「変更内容登録」画面の「手順2:変更する従業員を選択」の［変更する従業員を選択］を押し「変更する従業員を選択」画面へ移動します。
変更する「従業員名」行の左端のチェックボックスにチェックを付け［選択］を押します。
「変更内容登録」画面の「手順3:テンプレートをダウンロード」の［テンプレートをダウンロード］を押し、CSVファイルをダウンロードします。

⚠️ 注意
- 「手順2:変更する従業員を選択」下の「対象者を表示」を押すと「変更する従業員」画面が表示され変更対象の従業員を確認できます。
コンピューター上で、ダウンロードしたCSVファイルを編集します。CSV項目の入力例は、「従業員情報を登録する」をご参照ください。

⚠️ 注意
- ダウンロードしたCSVファイルには、選択した従業員の現在登録されている情報があらかじめ入力された状態で出力されます。
- 「ビジネスネーム」を選択してダウンロードした場合は、CSVファイルの編集完了後、アップロード前に「ビジネスネーム」の列を削除してください。
「手順4:編集したCSVファイルをアップロード」の［＋ファイルを選択］を押し、編集済みのCSVファイルを選択するか、［＋ファイルを選択］のある領域にCSVファイルをドラッグ＆ドロップし［次へ］を押します。
「変更内容登録」画面では、CSV上の各列が、WorkOn上でどのデータとして反映されるかを確認し［次へ］を押し「登録内容確認」画面に移動します。

⚠️ 注意
- 画面左側に表示されているWorkOn側の各項目に対して、画面右側で選択されたCSV列の内容がWorkOnに取り込まれます。
- CSVの列に想定と異なる項目が表示されている場合、画面右側の各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、CSVの列を選択し直すことができます。
「登録内容確認」画面で、「発令日」「変更する項目」「変更する従業員」の内容を確認し、画面右下の［完了］を押すと、変更内容が登録されます。
情報変更手続きが作成され、「従業員情報変更」画面の一覧に表示されます。