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ドキュメントを管理する

「ドキュメント管理」画面について解説します。この画面では、従業員に送付するドキュメントファイル（docx）の登録や編集、プレビューおよび削除が可能です。

　　　　　　

契約モジュール

労務管理　　　

　　　　　

権限

「その他設定」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です

目次

　　　　　　　　

操作方法

ドキュメントを新規登録する　

注意

  • 「ドキュメント種別」は、ドキュメントの内容確認を依頼する「確認」と、確認・同意を依頼する「同意」の２種類があります。
  • アップロードできるファイル形式は「.docx」のみです。
  • ファイルサイズの上限は10MBです。
  • 一度登録したドキュメントの「ドキュメント名」は変更できません。変更する場合は、対象のドキュメントを一度削除し、再登録してください。
  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
  2. 画面右上の［+ドキュメントを登録］を押し「ドキュメントを登録」画面に移動します。
  3. 「ドキュメントを登録」画面で、「ドキュメント種別」を選択します。「ドキュメント種別」の詳細は以下のとおりです。
    • 確認のみ（同意不要）
      • 従業員へ書類を送付し、内容確認を依頼する書類（就業規則、賃金規定など）です。
    • 同意が必要（署名・同意）
      • 従業員へ書類を送付し、内容確認と電子署名での同意を依頼する書類（雇用契約書、誓約書など）です。

  4. ［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上のドキュメントファイル（docx）を選択するか、該当のファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。
    ⚠️ 注意　

    • 「ドキュメント種別」は、ドキュメント登録後に変更ができません。変更する場合は一度削除してから再度登録してください。

  5. データがアップロードされると「ドキュメントを登録」画面でファイル名が表示され、画面右下の［次へ］が有効化されます。［次へ］を押し、「登録内容を確認」画面に移動します。

  6. 登録する「ドキュメント種別」「ファイル名」を確認し、画面右下の［完了］を押します。

    ⚠️ 注意

    • 「登録内容を確認」画面では、ドキュメントファイル（docx）内で使用できる「差し込み項目変数」の一覧が表示されます。

    • 対象ドキュメントファイル（docx）で使用されている「差し込み項目」については、「プレビュー」画面から確認できます。

  7. 内容が登録され、「ドキュメント管理」画面に戻ります。

    ⚠️ 注意

    • 同名のドキュメントがすでに存在する場合、ファイル名の末尾に自動で連番（(1), (2)…）が自動で付与され登録されます。


ドキュメントを編集する

注意

  • ドキュメントファイルを差し替えても、過去に配布済みのドキュメンの内容には影響しません。
  • 一度登録したドキュメントの「ドキュメント名」は変更できません。変更する場合は、対象のドキュメントを一度削除し、再登録してください。
  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
  2. 更新する「ドキュメント名」行の右端の［…］を押し、［ドキュメントの編集］を選択すると「ドキュメントの編集」画面に移動します。
  3. ［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上の新しいドキュメントファイル（docx）を選択するか、該当のファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。
  4. アップロードしたファイルが「新しいファイル」下に反映されていることを確認し、画面右下の［完了］を押します。
  5. 変更が更新され、「ドキュメント管理」画面に戻ります。

    ⚠️ 注意　

    • ドキュメントファイルの差し替えを行っても「ドキュメント名」は変更されません。「ドキュメント名」を変更する場合は、対象のドキュメントを一度削除し、再登録してください。


ドキュメントの内容をプレビューする　
  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
  2. プレビューする「テンプレート名」行の右端の［…］を押し［プレビュー］を選択すると「プレビュー」画面に移動します。

  3. 「プレビュー」画面で、ドキュメントの内容を確認します。「プレビュー」画面右上の［ダウンロードアイコン］や［プリンタアイコン］を押すと、ドキュメントのダウンロードや印刷ができます。

    ⚠️ 注意　


ドキュメントを削除する

注意

  • 一度削除したドキュメントは元に戻せません。再登録が必要な場合は、［＋ドキュメントを登録］から新規登録を行なってください。
  • ドキュメントを削除しても、過去に配布済みのドキュメントの内容には影響しません。
  1. 画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
  2. 削除するドキュメント行の右端の［…］を押し、［削除］を選択すると「削除してもよろしいですか？」画面に移動します。　
  3. 画面右下の［削除］を押すと、削除が完了します。
  4. ドキュメントが削除され、「ドキュメント管理」画面に戻ります。

補足：ドキュメントファイルへの差し込み項目（変数）の使用について

従業員へ送付するドキュメントファイル（docx）に「差し込み項目」を設定しておくと、送付時に対象従業員の最新データへ自動で置換されます。同じドキュメントを複数の従業員へ一括配布できるため、書類作成や送付作業を効率化できます。ドキュメントファイル（docx）への「差し込み項目」の使用手順は、以下の通りです。

  1. 「差し込み項目変数」を、お手持ちのドキュメントファイル（docx）にコピー＆ペーストし保存します。「差し込み項目変数」については、以下の「差し込み項目（変数）一覧」の通りです。

    • 差し込み項目（変数）一覧

      項目名 差し込み項目変数

      置換サンプル値

      氏名

      		 $employee_name$

      山田 太郎

      部署

      		 $department$

      営業部
      役職 $position$ 主任

      入社日

      		 $start_date$

      2025年4月1日

      月額報酬

      		 $salary$

      350,000円

      契約日

      		 $contract_date$

      2025年3月15日

      退職年月日

      		 $resignation_date$

      2025年9月1日

      最終出勤日

      		 $last_working_day$ 2025年9月30日

      健康保険被保険者番号

      		 $insurance_number$ 1234-567890-1

      資格喪失日

      		 $loss_date$ 2025年10月1日
  2. 従業員に送付するドキュメントとして、「差し込み項目変数」を追加したドキュメントファイル（docx）を「ドキュメント管理」画面で登録します。ドキュメントファイル（docx）の登録方法の詳細は、本ヘルプページ「ドキュメントを新規登録する」をご参照ください。
  3. ドキュメントファイル（docx）を登録後、「差し込み項目変数」を使用した部分に「置換サンプル値」が入っていることを確認します。「ドキュメント管理」画面で登録したドキュメントファイル（docx）における「差し込み項目変数」の「置換サンプル値」の確認方法は、本ヘルプページ「ドキュメントの内容をプレビューする」をご参照ください。


※記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。