ドキュメントを管理する

「ドキュメント管理」画面について解説します。この画面では、従業員に交付するドキュメントファイル（docxファイル）の登録や編集、プレビューおよび削除が可能です。

契約モジュール

労務管理　　　

権限

「その他設定」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です

操作方法

ドキュメントを新規登録する　

注意

現在、「ドキュメント種別」は「確認のみ」です。
アップロードできるファイル形式は「.docx」のみです。
ファイルサイズの上限は10MBです。
一度登録したドキュメントの「ドキュメント名」は変更できません。変更する場合は、対象のドキュメントを一度削除し、再登録してください。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
画面右上の［+ドキュメントを登録］を押し「ドキュメントを登録」画面に移動します。
［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上のdocxファイルを選択するか、該当のファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。

⚠️ 注意　
- 現在、「ドキュメント種別」は「確認のみ」です。今後のアップデートでは、従業員にドキュメントを交付し、同意を取得する「同意」がリリース予定です。
- 「ドキュメント種別」は、ドキュメント登録後に変更ができません。変更する場合は一度削除してから再度登録してください。
  - 一度登録したドキュメントの削除方法の詳細は、「ドキュメントを削除する」をご参照ください。
データがアップロードされると「ドキュメントを登録」画面でファイル名が表示され、画面右下の［次へ］が有効化されます。ボタンが有効化されたら［次へ］を押し、「登録内容を確認」画面に移動します。
登録するドキュメント内容を確認し、画面右下の［完了］を押します。
内容が登録され、「ドキュメント管理」画面に戻ります。

⚠️ 注意
- 同名のドキュメントがすでに存在する場合、ファイル名の末尾に自動で連番（(1), (2)…）が自動で付与され登録されます。

ドキュメントを編集する

注意

ドキュメントファイルを差し替えても、過去に配布済みのドキュメンの内容には影響しません。
- ドキュメントの配布の詳細は「ドキュメントを配布する」をご参照ください。

一度登録したドキュメントの「ドキュメント名」は変更できません。変更する場合は、対象のドキュメントを一度削除し、再登録してください。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
更新する「ドキュメント名」行の右端の［…］を押し、［ドキュメントの編集］を選択すると「ドキュメントの編集」画面に移動します。
［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上の新しいdocxファイルを選択するか、該当のファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。
アップロードしたファイルが「新しいファイル」下に反映されていることを確認し、画面右下の［完了］を押します。
変更が更新され、「ドキュメント管理」画面に戻ります。

⚠️ 注意

- ドキュメントファイルの差し替えを行っても「ドキュメント名」は変更されません。「ドキュメント名」を変更する場合は、対象のドキュメントを一度削除し、再登録してください。
  - 一度登録したドキュメントの削除方法の詳細は、「ドキュメントを削除する」をご参照ください。

- 登録済みのドキュメントの内容は「プレビュー」から確認してください。
  - プレビュー方法の詳細は、「ドキュメントの内容をプレビューする」をご参照ください。

ドキュメントの内容をプレビューする　

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し、［ドキュメント管理］を選択すると「ドキュメント管理」画面に移動します。
プレビューする「テンプレート名」行の右端の［…］を押し［プレビュー］を選択すると「プレビュー」画面に移動します。
「プレビュー」画面右上の［ダウンロードアイコン］や［プリンタアイコン］を押すと、ドキュメントのダウンロードや印刷ができます。

ドキュメントを削除する

注意

一度削除したドキュメントは元に戻せません。再登録が必要な場合は、［＋ドキュメントを登録］から新規登録を行なってください。
- ドキュメントの新規登録の詳細は「ドキュメントを新規登録する」をご参照ください。
ドキュメントを削除しても、過去に配布済みのドキュメントの内容には影響しません。
- ドキュメントの配布の詳細は「ドキュメントを配布する」をご参照ください。