ドキュメントを配布する

「ドキュメント配布」画面について解説します。就業者への各種ドキュメントの配布や、その対応状況の管理・確認が可能です。

契約モジュール

労務管理　　　　

権限

「ドキュメント配布」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。　　　

操作方法

ドキュメント配布を作成する

注意

送付するドキュメントは、あらかじめ「ドキュメント管理」でドキュメントファイルの登録が必要です。
- 詳細はヘルプページの「ドキュメントを管理する」の「ドキュメントを新規登録する」をご参照ください。

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面へ移動します。
「手続き」下の一覧にある［ドキュメント配布］を選択すると、「ドキュメント配布」画面に移動します。「ドキュメント配布」画面では、「ドキュメント配布」手続きとして登録済みの「手続き名」一覧が表示されます。
画面右上の［＋ドキュメント配布を作成］を押すと「基本情報の登録」画面に移動します。
「手続き名」と「説明・案内文」を入力し、画面右下の「次へ」を押すと「送付書類の設定」画面に移動します。
「手順1: 送付対象の従業員を選択」で［送付する従業員を選択］を押します。
ドキュメントを配布する従業員を選択します。従業員を選択後、画面右下の［選択］を押すと、「送付書類の設定画面」に戻ります。ドキュメントを配布する従業員の選択方法の詳細は以下の通りです。
- 選択方法について
  - 「対象従業員を選択」下の「検索フォーム」を利用する
    - 「検索フォーム」に従業員名の一部を入力すると検索ワードと一致する従業員が「検索フォーム」の下に表示されます。
    - 配布する従業員のチェックボックスにチェックを入れ、［選択］を押します。
  - 全選択を行う
    - 任意の「従業員名」行にカーソルを当て、［従業員アイコン］の左に表示されるチェックボックスにチェックを入れます。
    - 従業員一覧最上部の「従業員名」の左のチェックボックスにチェックを入れると、全社員に一括でチェックが入ります。
「手順2: 送付する書類を選択」で［書類を追加］を押し、「送付書類を選択」画面に移動します。
配布するドキュメントの「書類名」左のチェックボックスにチェックを入れ、画面右下の［選択を確定］を押します。
選択したドキュメントが「書類1」の「登録名」下に表示されたことを確認し、「送付日時」と「対応期限」を設定します。送付する書類が複数ある場合は［＋書類を追加］を押し、「送付書類の選択」「送付日時」「対応期限」を設定します。設定完了後、［次へ］を押すと「登録内容の確認」画面に移動します。「送付日時」と「対応期限」を設定方法は以下の通りです。
- 送付日時
  - ドキュメント配布メールの送信時間を設定します。
  - 入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押し、カレンダーから日付を選択し、送信時間を手入力で入力します。
- 対応期限
  - ドキュメントを受け取った従業員の対応期限を設定します。
  - 入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押し、カレンダーから日付を選択し、送信時間を手入力で入力します。
登録内容の確認後、修正が必要な場合は、各項目の右上の［編集］を押し、内容の修正を行います。修正が必要ない場合は、画面右下の［完了］を押します。
「ドキュメント配布」手続きの設定が完了し、「ドキュメント配布」画面に戻ります。 ⚠️ 注意

- 「ドキュメント配布」手続きの登録が完了すると、手順9で設定した送信時間に、ドキュメント確認依頼のメール（件名：【ご確認のお願い】就業規則_2026年改訂版を送付しました。）が従業員へ自動送信されます。

対応状況を確認する

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面へ移動します。
「手続き」下の一覧にある［ドキュメント配布］を選択すると、「ドキュメント配布」画面に移動します。「ドキュメント配布」画面では、「ドキュメント配布」手続きとして登録済みの「手続き名」一覧が表示されます。一覧で確認できる各項目の詳細、は以下の通りです。
- 手続き名
  - 送付するドキュメントの手続き名です。
- 書類名
  - 送付されるドキュメントの書類名です。
- 送付日時
  - ドキュメント配布メールの送信日時です。

- 対応期限
  - ドキュメントを受け取った従業員の対応期限です。
- 対応件数
  - ドキュメント確認タスクを完了した従業員の人数が確認できます。母数はドキュメント送付人数です。
  - 詳細は「勤務先から配布されたドキュメントを確認する」をご参照ください。
確認する「手続き名」行の右端の［…］を押し［詳細を見る］を選択すると、対象の「手続き名」の詳細画面に移動します。
詳細画面では、「ドキュメント配布」手続きの「送付日時」「対応期限」「対応済み件数」の他、「従業員名」「雇用形態」「所属部署」「対応日時」「ステータス」が確認できます。「ステータス」の詳細は以下の通りです。
- 対応済み
  - 対象の従業員がWorkOnの「My Task」でドキュメントを確認しタスクを完了させると、対応日時が表示され、「ステータス」が「対応済み」になります。
  - 詳細は「勤務先から配布されたドキュメントを確認する」をご参照ください。
- 未対応
  - 対象の従業員のドキュメント確認が完了していない状態です。
送付設定を変更する場合は、画面右上の［送付設定を編集］を押し、「送付書類の設定」画面に移動します。編集方法の詳細は「送付設定を編集する」をご参照ください。

送付設定を編集する　

注意

「ドキュメント配布」手続きの状態によって、編集可能な項目に制限があります。詳細は手順4をご参照ください。

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面へ移動します。
「手続き」下の一覧にある［ドキュメント配布］を選択すると、「ドキュメント配布」画面に移動します。「ドキュメント配布」画面では、「ドキュメント配布」手続きとして登録済みの「手続き名」一覧が表示されます。
編集する「手続き名」行の右端の［…］を押し、［送付設定を編集］を選択すると「基本情報の登録」画面に移動します。
必要に応じて「手続き名」「説明・案内文」修正をし、画面右下の［次へ］を押すと「送付書類設定」画面に移動します。「手続き名」「説明・案内文」に修正がない場合は、そのまま［次へ］を押してください。

⚠️ 注意
- 「ドキュメント配布」手続きの状態によって、編集できる項目に以下の制限があります。各「ドキュメント配布」手続きの状態と編集可否の詳細は以下の通りです。
  - 「送付日時」前
    - 「手続き名」「説明・案内文」「送付する従業員」「送付日時」「対応期限」の編集が可能です。
    - 送付書類の差し替えや追加はできません。
      - 送付書類を変更する場合は、一度ドキュメント配布を削除して、新規作成を行なってください。
      - 手順の詳細は「ドキュメント配布手続きを取り消す」、および「ドキュメント配布を作成する」をご参照ください。
  - 「送付日時」後
    - 「対応期限」のみ編集が可能です。現在の「対応期限」より後の日時に変更できます。
    - 送付書類の差し替えや送付対象の従業員の追加・削除はできません。
「登録内容確認」画面で登録内容を確認し、画面右下の［完了］を押します。
登録内容が更新され「ドキュメント配布」画面に戻ります。「手続き名」「送付日時」「対応期限」「対応件数」など、編集した項目の情報が更新されていることを確認します。

従業員ごとにドキュメントの送付を取り消す

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面へ移動します。
「手続き」下の一覧にある［ドキュメント配布］を選択すると、「ドキュメント配布」画面に移動します。「ドキュメント配布」画面では、「ドキュメント配布」手続きとして登録済みの「手続き名」一覧が表示されます。
ドキュメントの送付を取り消す従業員が設定されている「手続き名」行の右端の［…］を押し［詳細を見る］を選択すると、対象の「手続き名」の詳細画面に移動します。
ドキュメントの送付を取り消す「従業員名」行の右端の［…］を押し［取り消し］を押すと、「送付を取り消してもよろしいですか？」画面に移動します。
内容を確認し［送付を取り消し］を押します。
取り消しが実行され、画面が戻ります。該当の「従業員名」行が削除されたことを確認します。⚠️ 注意

- ドキュメントの送付の取り消しを行うと、対象の就業者の「My Task」から該当のタスクが即時削除され、取消通知メール（件名：【通知】就業規則_2026年改訂版の手続きが取り消されました）が送信されます。

ドキュメント配布手続きを取り消す

注意

一度取り消した「ドキュメント配布」手続きは元に戻せません。

画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面へ移動します。
「手続き」下の一覧にある［ドキュメント配布］を選択すると、「ドキュメント配布」画面に移動します。「ドキュメント配布」画面では、「ドキュメント配布」手続きとして登録済みの「手続き名」一覧が表示されます。
取り消しをする「手続き名」行の右端の［…］を押し［取り消し］を選択すると、「送信を取り消してもよろしいですか？」画面に移動します。
内容を確認し画面右下の［送付を取り消し］を押します。
「ドキュメント配布」手続きが削除され、「ドキュメント配布」画面に戻ります。一覧から対象の「手続き名」行が削除されたことを確認します

⚠️ 注意
- ドキュメントの送付の取り消しを行うと、対象の就業者の「My Task」から該当のタスクが即時削除され、取消通知メール（件名：【通知】就業規則_2026年改訂版の手続きが取り消されました）が送信されます。