給与計算に必要なデータを取り込む（インポートする）

給与計算に関するデータのインポートについて解説します。この機能では、「勤怠管理モジュール」を未契約、または利用開始前の場合などに、他勤怠システムから抽出した勤怠データや各種スポット支給・控除に関する情報の取り込みが可能です。

契約モジュール

給与計算

権限

「給与設定・操作」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。

操作方法

勤怠データを取り込む（インポートする）

1. 画面左端サイドメニューの［ホーム］を押し「ホーム」画面に移動します。

2. 「ホーム」画面で「アプリ」下の［給与］を押し「給与」画面に移動します。

3. 「給与」の下にある項目一覧の［給与・賞与計算］が選択されていることを確認します。
   
4. 「給与計算」画面では、給与計算が必要なタスクが「給与支払日」ごとに表示されています。給与計算を行うタスク行の右端の［給与計算を開始］を押し「給与計算（事前確認）」画面に移動します。

5. 「YYYY年MM月DD日支払分」の下にあるタブ一覧の中から［勤怠データをインポート］を選択します。
   
   ⚠️ 注意

   • 「給与モジュールを契約している場合、該当するタブの名称が「（WorkOn）勤怠データを確認」と表示されます。
     • この場合、すでに「勤怠モジュール」から連携された勤怠データが表示されておりCSVの取り込みは不要ですが、CSVからのデータ取り込みに切り替えて給与計算を行うことも可能です。
     • 詳細は「補足：勤怠データの取得元を切り替える」をご参照ください。

6. 画面中央の［データをインポート］を押すと「勤怠データをインポート」画面に移動します。

7. 「勤怠データをインポート」画面の「手順1：編集方法を選択する」でCSVファイルの編集方法を選択します。［テンプレート（CSVファイル）を使用する］または［テンプレートを使用せずに直接ファイルをアップロードする］を選択します。
   

   選択肢によって、以降の手順の操作方法が異なります。詳細は以下の通りです。

   • ［テンプレート（CSVファイル）を使用する］を選択した場合

     • 「手順2：対象の従業員を選択」下の［従業員を選択してCSVダウンロード］を押し「従業員を選択してCSVダウンロード」画面に移動します。

     • 以降の操作は、手順8以降をご参照ください。

   • ［テンプレートを使用せずに直接ファイルをアップロードする］を選択した場合

     • 手順11に進みます。

8. 「従業員を選択してCSVダウンロード」画面では、ダウンロードするCSVファイルに追加する従業員を選択します。各従業員の行を押すと、行の左端にチェックボックスが表示され、チェックが入ります。一人以上の従業員にチェックを入れると見出し行に［-］が表示されます。［-］を選択すると、全従業員にチェックを入れることが可能です。

9. 従業員を選択後、画面右下の［追加］を押すと、テンプレートに含める従業員を確認する「ダウンロードする従業員」画面に移動します。
   

10. 画面右下の［ダウンロード］を押し、該当する従業員の情報を含んだCSVテンプレートをコンピューター上にダウンロードします。
    

11. コンピューター上でダウンロードしたテンプレートを編集します。「手順1：編集方法を選択する」で［テンプレートを使用せずに直接ファイルをアップロードする］を選択した場合は、新規にCSVファイルを作成します。入力が必要な項目は「補足：テンプレートのデータ入力形式」をご参照ください。

12. テンプレートを編集後、「勤怠データをインポート」画面の「手順3：編集したCSVファイルをアップロード」の下にある［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上の編集済みCSVファイルを選択するか、該当のCSVファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。

13. 画面右下の「次へ」を押し「登録内容確認」画面へ移動します。

14. 「CSVカラム」の各列が、WorkOn上でどのデータとして反映されるかを確認ます。「WorkOn項目」と「CSVカラム」の一致に問題がない場合は、画面右下の［次へ］を押し、「プレビュー」画面に移動します。
    ⚠️ 注意

    • 画面左側に表示されている「WorkOn項目」に対して、画面右側で選択された「CSVカラム」データがWorkOnに取り込まれます。

    • 「CSVカラム」に想定と異なる項目が表示されている場合、各カラム欄の右端の［下向き矢印］を押すと表示される選択肢より、「CSVカラム」を選択し直すことができます。

15. 「プレビュー」画面で、WorkOnにアップロードする勤怠データを確認します。データに問題がない場合は、画面右下の［付与］を押すと、勤怠データのアップロードが完了します。
    

    ⚠️ 注意

    • データに問題がある場合は、画面右下の［戻る］を押し、データを修正後、再度アップロードをお願いいたします。
    • アップロード済みのCSVデータを削除することもできます。

      • 操作手順の詳細は「アップロード済みのCSVデータを削除する」をご参照ください。 

補足：勤怠データの取得元を切り替える

「勤怠モジュール」を契約している場合でも、CSVファイルから取得した勤怠情報で給与計算を行うことが可能です。

1. 表の上部に表示されている［CSVファイルから取得に変更する］を押し「勤怠データの取得元を切り替えてもよろしいですか？」画面に移動します。

   

2. 「勤怠データ取得元」で［CSVファイルから取得］が選択されていることを確認し、画面右下の［切り替え］を押すと、設定が変更され、CSVファイルをアップロードする「勤怠データインポート」画面に移動します。

   

   ⚠️注意
   
   • WorkOnの勤怠データで給与計算を行う設定を戻す場合、手順1と同様に、表の上部に表示されている［勤怠アプリから取得に変更する］を押し「勤怠データの取得元を切り替えてもよろしいですか？」画面に移動します。

     • 「勤怠データ取得元」で［勤怠アプリから取得］が選択されていることを確認し、画面右下の［切り替え］を押すと、WorkOnの勤怠データで給与計算を行う設定に変更できます。

3. 「勤怠データインポート」画面の操作手順については「勤怠データをインポートする」の手順7以降をご参照ください。
   

 
取り込み済みのデータを確認・編集する

1. 画面左端サイドメニューの［ホーム］を押し「ホーム」画面に移動します。
2. 「ホーム」画面で「利用中のアプリ」下の［給与］ボタンを押し「給与」画面に移動します。
3. 「給与」の下にある項目一覧の［給与・賞与計算］が選択されていることを確認します。
   
4. 給与計算を行う「ステータス」が「未計算」のタスクの右端の［給与計算を開始］を押し「給与計算（事前確認）」画面に移動します。
5. 「YYYY年MM月DD日支払分」の下にあるタブ一覧の中から［勤怠データをインポート］または［データアップロード］を選択し、各タブでアップロードされたデータを表示します。各タブの詳細は「勤怠データを取り込む（インポートする）」または「慶弔・経費精算、その他スポット支給・スポット控除の情報を取り込む」をご参照ください。
   「従業員名」の右隣の［別タブで開くアイコン］を押すと、ブラウザの新しいタブで該当する従業員情報を確認できます。​
6. 表の右上の［一括編集］の右端の［下向き矢印］を押すと、［一括編集］の下に［新規作成］［作成済みのデータを編集］が表示されます。それぞれのボタンの詳細は以下の通りです。
   • 新規作成
     • 該当する情報を置き換えるためのCSVファイルを新規に作成します。
   • 作成済みのデータを編集
     • 現在アップロードされているデータをCSVとしてダウンロードし、手元で編集後、再アップロードすることで情報を編集します。
     • 以降の手順で［テンプレート（CSV）ファイルを使用する］［テンプレートを使用せずに直接ファイルをアップロード］のいずれかを選択する場面では、画面が以下のようになり［テンプレートを使用せずに直接ファイルをアップロード］にあたる操作は行えません。［テンプレート（CSV）ファイルを使用する］を選択したものとして以下のボタンを押し、操作を行ってください。
       
7. 「勤怠データを取り込む」の手順7以降、または「慶弔・経費精算、その他スポット支給・スポット控除の情報を取り込む」の手順8以降を参考に、CSVテンプレートのダウンロードおよびアップロードを行うことで情報を修正できます。

アップロード済みのCSVデータを削除する　

1. 画面左端のサイドメニューの［ホーム］を押し「ホーム」画面に移動します。
2. 「利用中のアプリ」の下にある項目一覧の中から［給与］を選択し「給与」画面に移動します。
3. 「給与」の下にある項目一覧の中から［給与・賞与計算］が選択されていることを確認します。　
4. 「給与計算」の下にあるタブ一覧の中から［給与］を選択します。

5. 「給与計算」タスクの右端の［給与計算を開始］を押し「給与計算（事前確認）」画面に移動します。
   

6. 「YYYY年MM月DD日支払分」の下にあるタブ一覧の中から［勤怠データをインポート］もしくは［データアップロード］ を選択します。「給与計算（事前確認）」画面では、選択した［勤怠データをインポート］または［データアップロード］のタブによって表示される内容が異なります。各項目の詳細は以下の通りです。

   • ［勤怠データをインポート］選択した場合
     • WorkOnにCSVファイルでインポートした各従業員の勤怠データの内容を確認できます。
       • 勤怠データのCSVファイルの入力例は「補足：テンプレートのデータ入力形式」をご参照ください。
   • ［データアップロード］を選択した場合
     
     • WorkOnにCSVファイルでアップロードした各従業員の「慶弔」「経費精算」「スポット支給」「スポット控除」「給与明細備考」に関するデータの内容を確認できます。
       • データアップロードのCSVファイルの入力例は「補足：テンプレートのデータ入力形式」をご参照ください。
7. 表の右上に表示されている［インポートデータを削除］を押し「インポートデータを削除しますか？」画面に移動します。
8. 画面右下の［実行する］を押すと「給与計算用のCSVインポートデータ」が削除されます。

   ⚠️ 注意

   • 削除した「給与計算用のCSVインポートデータ」は元に戻せません。

　　　　　　　　　　
※記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。