従業員情報を確認・編集する

「従業員情報」画面について解説します。この画面では、従業員の所属、雇用形態、個人情報、各種関連情報の確認や編集が可能です。

契約モジュール

労務管理　　　

権限

「就業者情報変更（一括）」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。
※初期設定の場合は「初期セットアップ」の権限が必要です。　　

操作手順

従業員情報を確認・編集する

画面左端のサイドメニューの［組織図］を押し「組織図」画面に移動します。
「組織名」の行を押すと下部組織が表示され、組織内の従業員が画面右側に表示されます。

⚠️ 注意
- - 「組織図」画面の右上の検索フォームでも従業員を検索することができます。
情報を確認・編集する「従業員名」を押し、「従業員情報」画面に移動します。
「従業員名」の下にある一覧の中の項目を押すと、各種情報を確認できます。
「従業員名」の下にある一覧の中の各項目で確認できる情報は、以下の通りです。
- 従業員情報
  - 所属や役職、名前、雇用形態など、会社に登録された基本的な情報を確認できます。
- 個人情報
  - マイナンバー、現住所、連絡先、通勤経路、給与振込口座、緊急連絡先などを確認できます。
- 付加情報
  - 在留資格や障害者手帳の写しなど、雇用に関わる情報を確認できます。
- 税・保険
  - 雇用保険、社会保険、住民税、所得税に関する情報を確認できます。
- 配偶者・家族
  - 配偶者や家族の扶養に関わる情報を確認できます。
- 支給・控除
  - 適用を受けている支給および控除を確認できます。
- 給与・賞与明細
  - 給与明細、賞与明細、源泉徴収票、住民税通知を確認できます。
- 休職歴
  - これまでの休職歴や休職事由を確認できます。
- 異動歴
  - これまでの配属先を確認できます。
- カスタム項目
  - 「カスタム項目」を設定している場合は、会社独自の管理情報を「カスタム項目」で確認できます。詳細は社内担当者にお問い合わせください。
⚠️ 注意
- 編集できる項目は、付与されている権限によって異なります。
- 「従業員情報」画面での「所属・役職」の作成、追加はできません。
- 「雇用形態」を変更する場合、自社で雇用する・しないの区分をまたぐ変更は、この画面からは行えません。
  - 詳細は「補足：雇用形態の変更」をご参照ください。
情報を編集する場合は、各種情報が表示されている領域の右端の［編集］を押し、「従業員情報」変更画面に移動します。
「従業員情報」変更画面で、編集する項目の情報を更新します。

⚠️ 注意
- 「従業員情報」変更画面では、編集可能な各項目に加えて、最上部に「発令日」を入力する欄が表示されています。
  - 情報の変更が反映される日付を入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押し、カレンダーから日付を選択します。
  - 「給与計算モジュール」を契約しており、かつ「勤務形態」の情報を変更する場合、発令日は「変更先の勤務形態」の「次の次以降の給与支払いサイクルの初日」に設定してください。
    - 例えば、変更作業日が3/10の場合で「支払いサイクル」が「月末締め25日払い」の場合は、5/1などの各月の1日をご設定ください。
- 各項目の選択肢には、編集日時点で「発令済み」のもののみが表示されます。
  - 例えば、新年度の4月1日から適用される役職を従業員に対して適用する場合、3月31日までは選択肢として表示されないため、発令日以降に改めて設定を行う必要があります。
画面右上の「保存」を押すと編集した情報が反映され、「従業員」画面に戻ります。

補足：雇用形態の変更

「従業員情報」画面で「雇用形態」を編集する場合は、アルバイトから正社員、正社員から契約社員など、就業区分が「雇用_無期雇用」や「雇用_有期雇用」である形態同士での変更に限られます。正社員やアルバイトのような「就業区分」が「雇用_無期雇用」「雇用_有期雇用」である形態から、業務委託や派遣のような「就業区分」に「非雇用」を含む形態への変更、およびその逆の変更は行えません。

「就業区分」が異なる変更（例：「雇用」から「非雇用」への変更など）については、以下の手順で手続きを行ってください。

現在の「雇用形態」において、一度「退職」手続きを行う。
- 詳しい操作方法は、「給与計算の退職時事務を行う」の「従業員の退職日を登録する」をご参照ください。

新しい「契約形態」（業務委託など）として、改めて「入社」手続きを行う。
- 詳しい操作方法は「入社手続きを管理する」をご参照ください。

　　　　　　　
※記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。