AIアシスタントの設定を行う

AIアシスタントの設定について解説します。AIアシスタントは初期設定なしでも利用できますが、会社情報の登録や自社ナレッジの管理を行う場合は、本ページの設定が必要です。

契約モジュール

AIアシスタント

権限

AIアシスタントへの質問は、招待された全ユーザーが利用可能です。
会社情報の変更や権限管理、ユーザー管理などの設定操作は、該当する権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。

操作方法

会社情報を確認・編集する

注意

「労務管理モジュール」を同時契約の場合、サイドメニューやTOP画面の表示が本ページの画像と異なる場合があります。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し「会社情報設定」を選択すると「会社情報設定」画面に移動します。
「会社情報」領域の右端の［...］を押し［詳細を見る］を選択すると「会社情報」画面に動します。

会社情報を編集する場合の操作は以下の通りです。
- ［...］を押し［編集］を選択すると「会社情報」画面に移動します
- 「会社情報」画面では、各項目を直接編集できます。詳細は手順4をご参照ください。
- 編集後に［保存］を押すと変更内容が反映されます。
「会社情報」画面で、登録済みの情報を確認します。登録情報を編集する場合は、画面右下の［編集］を押すと「会社情報」の編集画面に移動します。
「会社情報」の画面で、各種項目を編集します。各項目の編集方法は下記の通りです。項目を編集した場合は、画面右下の［保存］を押します。
- 会社ロゴ
  - ［＋アップロード］を押すと「会社ロゴをアップロード」画面に移動します。
  - 「会社ロゴをアップロード」画面で［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上の会社ロゴのファイルを選択するか、［＋ファイルを選択］がある領域に会社ロゴのファイルをドラッグアンドドロップします。
  - ファイル設定後、画面右下の［アップロード］を押すとロゴの登録や変更が完了し、「会社情報」画面に戻ります。
  - ［＋アップロード］下の［このファイルを削除］のチェックボックスにチェックを入れ、画面右下の［保存］を押すと、登録済みのロゴを削除できます。
- 会社名
  - 正式な会社名を入力します。
- 会社名（ヨミガナ）
  - 会社名のヨミガナをカタカナで入力します。
- 法人番号
  - 法人番号を入力します。
- 代表電話番号
  - 代表電話番号を入力します。数字とハイフンが利用できます。
- 会社現住所（郵便番号）
  - 郵便番号を入力することで、都道府県・市区町村・丁目・番地が自動で読み込まれます。
- 会社現住所（建物名・部屋番号）
  - 丁目・番地以降の住所を記載します。
- 会社現住所（ヨミガナ）
  - 住所全体のヨミガナをカタカナで入力します。
- 会社URL
  - コーポレートサイト等のURLを入力します。
- 代表者氏名
  - 代表者名を入力します。
- 代表者氏名（ヨミガナ）
  - 代表者名のヨミガナをカタカナで入力します。
- 担当者氏名・担当者メールアドレス・担当者電話番号
  - 必要に応じて、人事労務担当者の情報を入力します。

従業員を個別で追加する

注意

「労務管理モジュール」を同時契約の場合、サイドメニューやTOP画面の表示が本ページの画像と異なる場合があります。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し「ユーザー管理」を選択すると「ユーザー管理」画面に移動します。
「ユーザー管理」画面で［＋ユーザーを招待］を押し「ユーザーを招待」画面に移動します。
追加する従業員の「従業員名（姓）」「従業員名（名）」「メールアドレス」「従業員番号」「入社日」を入力し［招待］を押します。
「ユーザーを招待しました」と表示され、新規ユーザーとして追加する従業員のメールアドレス宛に招待メールが送付されます。

従業員を一括で追加する

注意

「労務管理モジュール」を同時契約の場合、サイドメニューやTOP画面の表示が本ページの画像と異なる場合があります。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し「ユーザー管理」を選択すると「ユーザー管理」画面に移動します。
「ユーザー管理」画面の［＋ユーザーを招待］の［下向き矢印］から表示される［＋ユーザーを一括招待］を押し「招待するユーザーを登録」画面に移動します。
「招待するユーザーを登録」画面の「手順1：テンプレートをダウンロード」下の［テンプレートをダウンロード］を押し、コンピューター上にCSVテンプレートをダウンロードします。
コンピューター上でダウンロードしたテンプレートを編集します。入力が必要な項目は以下の通りです。
- 従業員番号
  - 従業員番号を入力します。
- 従業員名（姓）
  - 対象の従業員の苗字を入力します。
- 従業員名（名）
  - 対象の従業員の名前を入力します。
- メールアドレス
  - 対象の従業員のメールアドレスを入力します。
- 入社日
  - 対象の従業員の入社日を入力します。
テンプレートの編集後、「招待するユーザーを登録」画面の「手順2:編集したCSVファイルをアップロード」の下にある［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上の編集済みのCSVファイルを選択するか、該当のCSVファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。
「手順2:編集したCSVファイルをアップロード」下にCSVファイルがアップロードされたことを確認し、画面右下の［次へ］を押すと「変更内容確認」画面に移動します。
CSV上の各列が、WorkOn上でどのデータとして反映されるかを確認後［次へ］を押し「招待するユーザーを登録」画面に移動します。

⚠️注意
- 画面左側に表示されているWorkOn側の各項目に対して、画面右側で選択されたCSV列の内容がWorkOnに取り込まれます。
- CSVの列に想定と異なる項目が表示されている場合、画面右側の各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、CSVの列を選択し直すことができます。
画面右下の［完了］を押すと従業員の招待が完了します。

従業員を削除する

注意

「労務管理モジュール」を同時契約の場合、サイドメニューやTOP画面の表示が本ページの画像と異なる場合があります。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し「ユーザー管理」を選択すると「ユーザー管理」画面に移動します。
削除対象の「従業員名」の行の右端の［...］を押し［ユーザーを削除］を押します。
「削除してもよろしいですか？」画面右下の［削除］を押します。
「アカウント管理」画面で削除した従業員が表示されないことを確認します。

⚠️注意
- 一度削除した従業員データは元に戻せません。事前に、削除する従業員に間違いがないかを確認してください。
- 削除済みの従業員のアカウントを再度追加する場合は、改めて招待メールを送信する必要があります。詳細は「従業員を個別で追加する」または「従業員を一括で追加する」をご参照ください。

権限グループを作成する

注意

自社ナレッジの登録や削除を行う場合は、対象従業員に「ライブラリ（自社ナレッジ管理）」の権限付与が必要です。
- 登録された自社ナレッジは、「ライブラリ（自社ナレッジ管理）」の権限付与に関わらず、すべての従業員が閲覧可能です。
「アナリティクスエージェント」機能の利用には、権限グループの設定が必要です。「アナリティクスエージェント」機能の詳細は、「アナリティクスエージェント機能でデータの集計や要約（サマリー）分析を行う」をご参照ください。

画面左端のサイドメニューの［歯車アイコン］を押し「権限管理」を選択すると「権限管理」画面に移動します。　
「権限管理」画面右上の［+権限を作成］を押し「概要」画面に移動します。
「権限名」と「説明」を入力後、画面右下の［次へ］を押し「権限の範囲」画面に移動します。

⚠️ 注意
- 「権限名」には、以下のように設定内容がひと目でわかる名前を付けると管理の手間が省けます。
  - AIアシスタント（社内ナレッジ登録）
  - AIアシスタント（分析エージェント）
  - AIアシスタント（ナレッジ登録・分析エージェント）
「従業員情報の範囲」下の選択肢から、権限保持者が編集または閲覧できる範囲を選択します。各項目の設定方法は以下の通りです。
- 会社全体
  - すべての従業員の情報が対象です。
- 本人のみ
  - 自分自身の情報のみが対象です。
- 本人＋自組織の就業者並びに所属組織配下の全ての就業者
  - 自分自身と、自分が所属する組織とその配下の組織に所属する従業員の情報が対象です。
- カスタム
  - ［＋ルールグループを追加］［全従業員が対象］のいずれかを押して「従業員情報の範囲」を設定します。「ルールグループ」の設定方法は、「権限グループを作成する」の「補足：「ルールグループ」の設定手順」をご参照ください。
「アプリケーションの範囲」を設定します。すべてのアプリケーションの操作権限を付与する場合は「全てのアプリケーション」、アプリケーションごとに権限を付与する場合は「個別に選択」を選択します。
画面右下の［次へ］を押し、「アプリケーション別の権限」画面に移動します。
「アプリケーション別の権限」画面で、「AIアシスタント」下の権限のチェックボックスにチェックを入れます。「AIアシスタント」の権限の詳細は以下の通りです。
- AIアシスタントの利用
  - AIアシスタント」を利用するための権限です。
- 分析エージェントの利用
  - 労務データの集計や要約（サマリー）分析を行う「アナリティクスエージェント」機能を量するための権限です。
  - チェックを入れると「AIアシスタント利用」の権限が自動で付与されます。
  - 「就業者情報の範囲」を「カスタム」で選択し［全従業員が対象］で設定している場合は「分析エージェントの利用」を選択できませんのでご注意ください。
- ライブラリ（自社ナレッジ）の管理
- - 「AIアシスタント」が参照する自社ナレッジを、登録・編集するための権限です
  - チェックを入れると「AIアシスタント利用」の権限が自動で付与されます。
⚠️ 注意
- 「アプリケーション別の権限」では、権限対象者に操作させたい項目のチェックボックスにチェックを入れます。
- 「設定」下の「マスターデータ設定」「契約・請求書管理設定」「その他設定」には、必ずしも全てにチェックを入れる必要はありません。権限を付与し、操作させたい項目だけを、必要に応じて組み合わせてください。
  - 「AIアシスタント」に関わる権限グループを設定する場合は、「設定」下の権限にチェックを入れる必要はありません。
「アプリケーション別の権限」を設定後、画面右下の［登録］を押すと、権限グループの作成が完了します。
作成した権限グループに権限保持者を追加します。操作手順の詳細は「権限グループを作成する」の「権限グループの権限保持者を追加する」をご参照ください。