AIアシスタントに自社ナレッジを追加・削除する

AIアシスタントに自社ナレッジを追加する「自社ナレッジ」画面について解説します。この画面では、自社ナレッジの追加や削除によって、AIアシスタントの回答に自社特有のナレッジを活用させる設定を行います。

契約モジュール

AIアシスタント

権限

「ライブラリ（自社ナレッジ管理）」の権限を付与されたユーザーのみが操作可能です。

操作手順

注意

「AIアシスタントモジュール」のみをご契約の場合、サイドメニューやTOP画面の表示が本ページの画像と異なる場合があります。
ナレッジの登録が不十分な場合、回答範囲が限定され、正しい情報にもとづいた回答が生成されにくくなります。 AIアシスタントの回答精度を高めるためには、事前に必要なナレッジを十分に登録しておくことが重要です。
自社ナレッジの登録件数に上限はありません。

自社ナレッジの編集権限を確認する

画面左端のサイドメニューの［AIアシスタント］を押し、「AIアシスタント」画面に移動します。
画面左上の［自社ナレッジ］を押し、「自社ナレッジ」画面に移動します。
「自社ナレッジ」画面右上の［+追加］が表示されている場合は、「ライブラリ（自社ナレッジ管理）」権限が付与されています。［+追加］が表示されていない場合は、閲覧権限のみが付与されている状態です。

⚠️ 注意
- - 登録された自社ナレッジはすべての従業員が閲覧可能ですが、自社ナレッジのファイルの追加・削除ができるのは「ライブラリ（自社ナレッジ管理）」権限を持つ従業員のみです。
    - AIアシスタントの権限設定の手順の詳細は、ヘルプページ「AIアシスタントの設定を行う」の「権限グループを作成する（「労務管理モジュール」を利用している場合）」または「権限グループを作成する（「AIアシスタント」のみのご利用の場合）」をご参照ください。

自社ナレッジのファイルを追加する

注意

自社ナレッジは、登録された社内規定やマニュアルなどを、AIアシスタントが回答の参考情報として利用する機能です。
- AIアシスタントに指示しても、自社ナレッジ内のファイルを更新して新しいファイル（WordやExcelなど）として出力したり、自社ナレッジ内のPDFファイルを他の形式へ変換して出力したりすることはできません。

画面左端のサイドメニューの［AIアシスタント］を押し、「AIアシスタント」画面に移動します。
画面左上の［自社ナレッジ］を押し、「自社ナレッジ」画面に移動します。
「自社ナレッジ」画面の右上または画面中央の［+追加］を押し、コンピューター上で、自社ナレッジとして追加するファイル（pdf, docx, pptx, txt形式）を選択するか、画面中央に当該のファイルをドラッグ＆ドロップします。

⚠️ 注意
- ［+追加］を押し、アップロードするファイルの形式・容量・アップロード数が条件を満たしていない場合は、アップロード開始前にエラーが表示されます。主なエラー条件は以下の通りです。
  - pdf, docx, pptx, txt以外の形式のファイル（スクリーンショット画像など）
  - ファイル容量の超過（1ファイルあたり100MBを超える場合）
  - アップロード可能なファイル数の上限超過（51件以上）
アップロードしたファイルが「自社ナレッジ」画面に反映されていることを確認します。
ファイルを追加するには、「自社ナレッジ」画面の右上の［+追加］を押し、コンピューター上でファイルを選択するか、画面中央に当該のファイルをドラッグ＆ドロップします。

⚠️ 注意
- ドラッグ＆ドロップでファイルがアップロードできない場合は、画面が灰色に変わります。エラー条件は、本ヘルプページ内「自社ナレッジのファイルを追加する」手順3の「⚠️ 注意」をご参照ください。

自社ナレッジのファイルのアップロード状況を確認する

画面左端のサイドメニューの［AIアシスタント］を押し、「AIアシスタント」画面に移動します。
画面左上の［自社ナレッジ］を押し、「自社ナレッジ」画面に移動します。
アップロードが失敗した場合は、「自社ナレッジ」画面に「アップロードに失敗したファイルが◯個あります」とエラーが表示されます。

⚠️ 注意
- 「自社ナレッジ」へ初めてファイルをアップロードし、すべてのファイルのアップロードに失敗した場合は、「自社ナレッジ」画面の一覧にはファイルが表示されず、画面中央に「ファイルがありません」と表示されます。
  - 画面中央部の［+追加］を押すか、ファイルをドラッグ＆ドロップし、再度ファイルをアップロードてください。
エラー行の右端の［ファイルを確認］を押すと「アップロードに失敗しました」画面に移動します。
「アップロードに失敗しました」画面で、エラーの詳細を確認できます。エラーの内容は、赤字で表示されます。

⚠️ 注意
- エラーの発生条件（ファイル形式・容量・アップロード数の制限）については、本ヘルプページ内「自社ナレッジのファイルを追加する」手順3の「⚠️ 注意」をご参照ください。
- 「アップロードに失敗したファイルが◯個あります」というエラー表示は、画面を再読み込みするか、別の画面に移動すると消え、再表示されません。
  - エラーが表示された場合は、ファイルアップロードの作業を中断せず、エラー行の右端の［ファイルを確認］を押し、エラー内容をご確認のうえ、ご対応ください。
「アップロードに失敗しました」画面右下の［閉じる］を押すと「自社ナレッジ」画面に戻ります。
アップロードに失敗したファイルを再度追加する場合は、「自社ナレッジ」画面右上の［+追加］を押し、コンピューター上でファイルを選択するか、画面中央に当該のファイルをドラッグ＆ドロップします。

⚠️ 注意
- 「アップロードに失敗したファイルが◯個あります」というエラー表示は、画面を再読み込みするか、別の画面に移動すると消えます。

自社ナレッジのファイルのプレビューを見る

画面左端のサイドメニューの［AIアシスタント］を押し、「AIアシスタント」画面に移動します。
画面左上の［自社ナレッジ］を押し、「自社ナレッジ」画面に移動します。
「自社ナレッジ」画面で、対象ファイルの「タイトル」行の右端の［...］を押し［プレビューを見る］を押すと、新しいタブで「プレビュー」画面が開きます。
「プレビュー」画面右上の［Googleドライブに保存アイコン］［ダウンロードアイコン］［プリンタアイコン］を押すと、必要に応じて、自社ナレッジファイルの保存やダウンロード、印刷ができます。

自社ナレッジのファイルを削除する

画面左端のサイドメニューの［AIアシスタント］を押し、「AIアシスタント」画面に移動します。
画面左上の［自社ナレッジ］を押し、「自社ナレッジ」画面に移動します。
削除するファイルの「タイトル」行の右端の［...］を押し［削除］を選択すると「削除してもよろしいですか？」画面に移動します。
画面右下の［削除］を押すと、対象の自社ナレッジが「自社ナレッジ」画面のリストから削除されます。

⚠️ 注意
- 一度削除した自社ナレッジは復元できません。削除実行前に、正しいファイルを選択しているかをご確認ください。

※ 記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。