年休自動付与の条件を設定・編集する

「勤怠設定」の「年休自動付与」画面について解説します。この画面では、法定基準や自社の就業規則に合わせて、年休の付与タイミングや付与日数などの条件設定および設定の確認が可能です。

契約モジュール

勤怠管理

権限

「勤怠設定・休暇付与」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。
※初期設定の場合は「初期セットアップ」の権限が必要です。　　　

操作方法

「年休自動付与」画面を表示する

1. 画面左端のサイドメニューの［ホーム］を押し「ホーム」画面に移動します。
2. 「ホーム」画面で「利用中のアプリ」下の［勤怠］を押し「勤怠」画面に移動します。
3. 「勤怠」の下にある項目一覧の中から［勤怠設定］を選択し「勤怠設定」画面に移動します。
   
4. 「勤怠設定」の下にあるタブ一覧の中から［年休自動付与］を選択すると、「付与基準」および「付与日数」の設定内容を確認できます。
   
   ⚠️ 注意
   • 初めて「年休自動付与」画面を表示した場合、および各項目の変更を一度も行っていない場合は、全項目にあらかじめデフォルト値が入力されています。

1. 画面左端のサイドメニューの［ホーム］を押し「ホーム」画面に移動します。
2. 「ホーム」画面で「利用中のアプリ」下の［勤怠］を押し「勤怠」画面に移動します。
3. 「勤怠」の下にある項目一覧の中から［勤怠設定］を選択し「勤怠設定」画面に移動します。
   
4. 「勤怠設定」下にあるタブ一覧の中から［年休自動付与］を選択し「付与基準」の設定を行います。
   
5. 「付与条件」下の入力欄に、出勤率の数値を0〜80の整数で入力します。
   
   ⚠️ 注意
   • 年休付与の条件となる出勤率は、法定基準（80%）を超えない「0〜80%」の範囲で設定してください。
6. 「出勤率の小数点以下端数設定」下の選択肢から、希望する処理方法を選択します。各選択肢の詳細は以下の通りです。
   • ［処理しない］
     • 出勤率の小数点以下を処理しない場合に選択します。
   • ［四捨五入］
     • 出勤率の小数点以下を四捨五入する場合に選択します。
   • ［切り上げ］
     • 出勤率の小数点以下を切り上げる場合に選択します。
7.  「付与方式」として「一斉付与日基準」が選択されていることを確認します。「一斉付与日基準」の詳細は以下の通りです。
   
   
   
   • 一斉付与日基準
     
     • 会社が定めた特定の日（一斉付与日）を基準として、対象者に一斉に年休を自動付与する場合に選択します。
8. 従業員に一斉に年休を自動付与する「一斉付与日」の設定を行います。「一斉付与日」下の「月」と「日」の入力欄に、「月」と「日」をそれぞれ入力すると「付与基準」の設定は完了します。
   

   

9. 続いて、「付与日数」の設定を行います。「通常付与」では「継続勤務期間」ごとの付与日数を入力します。
   
10. 「比例付与」の表で、就業規則に応じた「週所定労働日数」ごとの付与日数を入力します。
11. 「入社初年度の付与日数」の表で、就業規則に応じた「週所定労働日数」と「入社月（1月〜12月）」に応じた付与日数を入力すると「付与日数」の設定は完了します。
    

    ⚠️ 注意

    • 「付与基準」の「付与方式」が「一斉付与日基準」の場合、「付与日数」の「入社初年度の付与日数」の表は、初期値としてすべての項目に「0」が入力されています。

      • 「入社初年度の付与日数」 を設定した場合、入社初年度は入社当日に年休が付与されます。
      • 就業規則に基づき、「週所定労働日数」および「入社月（1月〜12月）」に応じた付与日数を設定してください。
    • 入社日から数ヶ月経過後に年休を付与する場合は、手動での年休付与の対応をお願いいたします。
      • 年休の手動付与の手順の詳細は、「休暇を付与する」の「休暇を個別に付与する」をご参照ください。
12. 「付与基準」「付与日数」の設定完了後、画面右下の［この設定をプレビューで確認する］ を押すと、設定内容の「年休自動付与設定をプレビュー」画面が表示されます。
    

13. 「年休自動付与設定をプレビュー」画面では、設定内容が反映された従業員ごとの年休「付与日」などを一覧で確認できます。内容を確認後、［閉じる］を押して画面を閉じます。プレビュー画面に表示される各項目の詳細は以下の通りです。

    
    • 従業員名

      • 対象の従業員名が表示されます。

    • 雇用形態
      • 対象の従業員の雇用形態が表示されます。
    • 入社日
      • 対象の従業員の入社日が表示されます。
    • 付与日（付与日数）
      • 対象の従業員に付与される年休（年次有給休暇）の付与日と付与日数が表示されます。
14. 全ての設定内容を確認し、画面右下の［保存］を押します。
15. 画面中に「保存しました」と表示され、設定内容が保存されます。以降は、設定した付与日を迎えた従業員に対し、年休が自動的に付与されます。
    
    ⚠️ 注意
    • 年休の「一斉付与日」に、年休が自動付与されなかった従業員がいる場合は、対象者を確認のうえ手動で年休の付与を行ってください。
      

      • 操作手順の詳細は「年休の自動付与結果を確認する」の手順7以降をご参照ください。

     

年休の自動付与結果を確認する

1. 画面左端のサイドメニューの［ホーム］を押し「ホーム」画面に移動します。
2. 「ホーム」画面で「利用中のアプリ」下の［勤怠］を押し「勤怠」画面に移動します。
3. 「勤怠」の下にある項目一覧の中から［休暇の管理］を選択し「休暇の管理」画面に移動します。
   
   
4. 「休暇の管理」の下にあるタブ一覧の中から［休暇付与履歴］を押し［自動付与］を選択すると、従業員に付与した年休の設定内容を確認できます。各項目の詳細は以下の通りです。
   
   各項目の詳細は以下の通りです。
   
   • 付与日
     
     • 従業員に年休が自動付与された日付が表示されます。
   • 休暇種別
     
     • 従業員に付与された「休暇種別名」が表示されます。
     • 入社1年目の従業員に休暇を付与した場合は、「休暇種別名」項目の右側に「入社初年度」と表示されます。
   • 付与済人数
     
     • 年休の自動付与が完了している従業員の人数が表示されます。
   • 対象外人数
     
     • 年休自動付与が完了していない従業員の人数が表示されます。
       
       
5. 「付与済人数」下に表示されている数値を押すと、「付与対象」画面が表示されます。 
6. 年休の自動付与が完了している従業員が確認できます。内容を確認し［閉じる］を押します。
    
7. 「対象外人数」下に表示されている数値を押すと、「付与対象外」画面が表示されます。
8. 年休の自動付与が完了していない従業員が確認できます。内容を確認し［閉じる］を押します。
   
   ⚠️ 注意
   • 年休の自動付与が完了していない従業員には、手動での休暇付与が必要です。
     • 「付与対象外」画面右上の［CSVエクスポート］を押し、年休の自動付与が完了していない従業員のCSVファイルをエクスポートすることで、「付与対象外」画面を閉じて、対応をいただくことができます。
     • 年休の手動付与の手順の詳細は、「休暇を付与する」の「休暇を個別に付与する」をご参照ください。

1. • CSVにエクスポートされるCSVの各項の詳細は「補足：年休の自動付与結果を確認する」をご参照ください。
     
     

補足：年休の自動付与結果を確認する

「付与対象外」画面で［CSVエクスポート］を押し、エクスポートしたCSVファイル内の項目の詳細は「以下の通りです。

　　　　　　　　　
※記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。