従業員情報を確認・編集する

「従業員情報」画面について解説します。この画面では、従業員の所属、雇用形態、個人情報、各種関連情報の確認や編集および変更履歴の確認が可能です。

契約モジュール

労務管理　　　

権限

目次　

• 従業員情報を確認・編集する

• 補足：雇用形態の変更についての留意点

• 補足：勤務形態の変更にともなう運用上のポイント

• 変更履歴を確認する

操作手順

従業員情報を確認・編集する

1. 画面左端のサイドメニューの［組織図］を押し「組織図」画面に移動します。

2. 「組織名」の行を押すと下部組織が表示され、組織内の従業員が画面右側に表示されます。
   
   ⚠️ 注意

   • • 「組織図」画面の右上の検索フォームでも従業員を検索することができます。

3. 情報を確認・編集する「従業員名」を押し、「従業員情報」画面に移動します。

4. 「従業員名」の下にある一覧の中の項目を押すと、各種情報を確認できます。 「従業員名」の下にある一覧の中の各項目で確認できる情報は、以下の通りです。

   • 従業員情報
     • 所属や役職、名前、雇用形態など、会社に登録された基本的な情報を確認できます。
   • 個人情報
     • マイナンバー、現住所、連絡先、通勤経路、給与振込口座、緊急連絡先などを確認できます。
   • 付加情報
     • 在留資格や障害者手帳の写しなど、雇用に関わる情報を確認できます。
   • 税・保険
     • 雇用保険、社会保険、住民税、所得税に関する情報を確認できます。
   • 配偶者・家族
     • 配偶者や家族の扶養に関わる情報を確認できます。
   • 支給・控除
     • 適用を受けている支給および控除を確認できます。
   • 給与・賞与明細
     • 給与明細、賞与明細、源泉徴収票、住民税通知を確認できます。
   • 採用時情報
     
     • 採用時のメモ、履歴書、職務経歴書、その他書類を確認できます。
       
       

       ⚠️ 注意

       • 従業員本人の「従業員情報詳細」画面には表示されませんが、管理者権限を持つ従業員の「従業員情報詳細」画面には表示されます。

         • 権限についての詳細は、ヘルプページ「権限の種類と詳細」をご参照ください。

   • 研修受講歴
     
     • 研修受講日、研修名、詳細（研修内容や研修受講の背景などを登録している場合）を確認できます。
   • 保有資格
     
     • 資格名、取得日、有効期限、詳細（事故歴の有無などを登録している場合）を確認できます。
   • 賞罰歴
     • これまでの賞罰の発令日、賞罰名、詳細（賞罰の詳細などを登録している場合）を確認できます。
   • 休職歴
     • これまでの休職歴や休職事由を確認できます。
   • 異動歴

     • これまでの配属先を確認できます。

   • カスタム項目

     • 「カスタム項目」を設定している場合は、会社独自の管理情報を「カスタム項目」で確認できます。詳細は社内担当者にお問い合わせください。

   ⚠️ 注意

   • 編集できる項目は、付与されている権限によって異なります。

   • 「従業員情報」画面で、「所属・役職」の変更や追加はできません。

     • 従業員の「所属・役職」の変更や追加は、サイドメニュー「手続き」の「従業員情報変更」から行います。
       • 従業員の「所属・役職」の変更や追加手順の詳細は、ヘルプページ「従業員情報を個別・一括で変更する」の「従業員情報を「手続き」画面の「従業員情報変更」から一括で変更する」をご参照ください。
   • 「雇用形態」を変更する場合、自社で雇用する・しないの区分をまたぐ変更は、この画面からは行えません。
     • 「雇用形態」変更の詳細は、本ヘルプページ内「補足：雇用形態の変更についての留意点」をご参照ください。

   • 「採用時情報」以外の項目に登録した情報は、従業員本人の「従業員情報詳細」画面に表示されるため、登録内容には十分ご注意ください。

5. 情報を編集する場合は、各種情報が表示されている領域の右端の［編集］を押し、「従業員情報」変更画面に移動します。　

6. 「従業員情報」変更画面で、編集する項目の情報を更新します。
   
   ⚠️ 注意
   
   • 「従業員情報」変更画面では、編集可能な各項目に加えて、最上部に「発令日」を入力する欄が表示されています。
     • 情報の変更が反映される日付を入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押し、カレンダーから日付を選択します。
     • 「勤怠モジュール」もしくは「給与計算モジュール」を契約しており、かつ「勤務形態」を変更する場合、「発令日」は変更する「勤務形態」の「次回以降の給与支払いサイクルの初日」に設定してください。
       • 例えば、変更作業日が3/10の場合で「支払いサイクル」が「月末締め25日払い」の場合は、4/1などの各月の1日をご設定ください。
       • 「勤務形態」の変更にともなう運用上のポイントの詳細は、本ヘルプページ内「補足：勤務形態の変更にともなう運用上のポイント」をご参照ください。
   •  各項目の選択肢には、編集日時点で「発令済み」のもののみが表示されます。

     • 例えば、新年度の4月1日から適用される役職を従業員に対して適用する場合、3月31日までは選択肢として表示されないため、発令日以降に改めて設定を行う必要があります。

7. 画面右上の「保存」を押すと編集した情報が反映され、「従業員」画面に戻ります。

補足：雇用形態の変更についての留意点

「従業員情報」画面で「雇用形態」を編集する場合は、アルバイトから正社員、正社員から契約社員など、就業区分が「雇用_無期雇用」や「雇用_有期雇用」である形態同士での変更に限られます。正社員やアルバイトのような「就業区分」が「雇用_無期雇用」「雇用_有期雇用」である形態から、業務委託や派遣のような「就業区分」に「非雇用」を含む形態への変更、およびその逆の変更は行えません。

「就業区分」が異なる変更（例：「雇用」から「非雇用」への変更など）については、以下の手順で手続きを行ってください。

• 現在の「雇用形態」において、一度「退職」手続きを行う。
  • 詳しい操作方法は、ヘルプページ「給与計算の退職時事務を行う」の「従業員の退職日を登録する」をご参照ください。

• 新しい「契約形態」（業務委託など）として、改めて「入社」手続きを行う。

  • 詳しい操作方法は、ヘルプページ「「情報回収手続き」を管理する」をご参照ください。

補足：勤務形態の変更にともなう運用上のポイント

• 「勤務形態」変更の「発令日」以降の日付で「休暇申請」が行われている場合は、以下の留意点をご確認の上、ご対応をお願いいたします。

  • 「勤務形態」変更の「発令日」以降の日付において、既に「休暇申請」が行われている場合、その申請はシステムによって自動的に差し戻され、有休残数も元に戻ります。

    • 差し戻された申請は、「発令日」を待たずに、差し戻された直後からでも、そのまま再申請が可能です。「申請対象日」を基準として、変更後の「勤務形態」で判定されます。

    • 「固定時間制」から「フレックスタイム制」などへ「勤務形態」が変更された場合、半休の開始時刻入力など、変更後の「勤務形態」のルールに従って、必要事項を入力し、再申請を行います。

  ⚠️ 注意

  • 差し戻された申請でそのまま「再申請」した場合、当初の申請時の「承認ルート」で処理されます。「勤務形態」変更に伴い、承認者（上長など）が変わる場合は、差し戻された申請を取り消し、新しく「新規申請」を行ってください。
    
    • 「承認ルート」についての詳細は、ヘルプページ「承認ルートを設定する」をご参照ください。
• 特別な理由により、特定の従業員専用の「勤務形態」に変更する場合は、以下の手順で「勤務形態」の変更をお願いいたします。
  • 特定の従業員専用の「勤務形態」を新しく作成します。
  • 対象の従業員の「勤務形態」を新しく作成した「勤務形態」に変更します。
    
    ⚠️ 注意
    • 「勤務形態」変更の「発令日」は、次回以降の勤怠集計期間開始日のみ指定できます。
    • 「勤務形態」の変更にともない「基本給」などの金額が変わる場合は、「従業員情報」画面の「支給・控除」から、対象の「支給」項目の金額を変更してください。
      • 支給金額の変更は、「変更締切日」より前の「発令日」で行う必要があります。

変更履歴を確認する　　

1. 画面左端のサイドメニューの［組織図］を押し「組織図」画面に移動します。

2. 「組織名」の行を押すと下部組織が表示され、組織内の従業員が画面右側に表示されます。
   

3. 変更履歴を確認する「従業員名」を押し、「従業員情報」画面に移動します。
4. 「従業員名」の下にある一覧の中の項目を押すと、ページ右側で各種情報を確認できます。
   「従業員名」の下にある一覧の中で確認できる項目の詳細は、本ヘルプページ内「従業員情報を確認・編集する」 の手順4をご参照ください。
   • ⚠️ 注意
     • 「休職歴」「異動歴」の項目は変更履歴がありません。
5. 各種情報が表示されている領域の右端の［更新履歴］を押し、「変更履歴」画面に移動します。
6. 「基本情報の変更履歴」画面では、「更新日時」「発令日」「作業者」「変更項目」「変更前」および「変更後」の情報を確認できます。
   
   ⚠️ 注意
   • 変更前に情報が登録されていない場合、「変更前」の項目には「--」と表示されます。
   • 「入社手続き」画面にて、新たに入社手続きを作成し従業員情報を登録した場合は、「変更前」の項目に「--」、「変更後」項目に入力した内容が表示されます。

　　　　　　
※記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。