「情報回収手続き」を管理する　

「情報回収手続き」画面について解説します。この画面では、「身上情報変更フォーム」「入場時・入社時情報取得フォーム」、その他の「情報回収手続きフォーム」を利用した従業員へのフォームの送付や、送付したフォームの回収状況（ステータス）の確認などが可能です。

契約モジュール

労務管理

権限

「情報回収手続き」の権限を付与されたユーザーのみ操作可能です。

目次

• 従業員（1名）の情報回収手続きを作成する

• 従業員の情報回収手続きをCSVファイルで一括登録する

• 「情報回収手続き」画面でステータスを確認・絞り込みする
• 「情報回収手続き」の進捗状況と回答内容を確認する
• 「情報回収手続き」の送信日・回答期日を変更する
• 「情報回収手続き」を削除する

操作方法

従業員（1名）の情報回収手続きを作成する

従業員の情報回収手続きをCSVファイルで一括登録する

1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面へ移動します。

2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［情報回収手続き］を選択し「情報回収手続き」画面に移動します。

3. 画面右上の［＋新規手続きを作成］右端の［下向き矢印］を押し［+CSVで一括登録］を選択すると、「情報回収手続き一括登録」画面に移動します。

   
   

4. 「情報回収手続き一括登録」画面の「手順1：テンプレートをダウンロード」の下の［テンプレートをダウンロード］を押すと、一括登録するためのテンプレートとなるCSVファイルをダウンロードできます。
   
5. コンピューター上にダウンロードしたテンプレートを編集します。入力が必要な項目の詳細は、以下の通りです。
   • 従業員番号 
     
     • 「情報回収手続き」フォームを送信する従業員の「従業員番号」を入力します。
   • 従業員名 
     
     • 「情報回収手続き」フォームを送信する従業員の「従業員名」を入力します。
   • フォームID 
     
     • 送信する「情報回収手続き」フォームの種類を特定する固有コードを指します。
       
       • 「フォームID」は、「フォーム管理」画面の一覧に表示されている「フォームID」から確認できます。
       • 「フォーム管理」画面の一覧の詳細は、ヘルプページ「「情報回収手続き」に必要なフォームを管理する」の「「フォーム管理」画面と「プリセットフォーム」を確認する」手順2をご参照ください。
   • 送信日 
     
     • 従業員へ「情報回収手続き」フォームを送信する日付を「YYYY-MM-DD」形式（半角英数）で入力します。
     • 「送信日」を「当日」または空欄にした場合、フォームは登録完了と同時に即時送付されます。
   • 回答期日 
     
     • 「情報回収手続き」フォームの回答期日となる日付を「YYYY-MM-DD」形式（半角英数）で入力します。
6. 「手順2：編集したCSVファイルをアップロード」の［＋ファイルを選択］を押し、編集済みのCSVファイルを選択するか、［＋ファイルを選択］のある領域にCSVファイルをドラッグ＆ドロップし［次へ］を押します。
   
7. CSV上の各列が、WorkOn上でどのデータとして反映されるかを確認し［次へ］を押し「登録内容確認」画面に移動します。
   ⚠️ 注意
   
   1. • 画面左側に表示されているWorkOn側の各項目に対して、画面右側で選択されたCSV列の内容が「情報回収手続き」画面に反映されます。
      • CSVの列に想定と異なる項目が表示されている場合、画面右側の各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、CSVの列を選択し直すことができます。
8. 各項目に対し登録される内容を確認し、［完了］を押すと、画面下部に「情報回収手続きを取り込みました」と表示され「情報回収手続き」画面に移動します。  
9. 「情報回収手続き」画面で、一括登録した従業員の「情報回収手続き」が、従業員ごとに表示されていることを確認します。
   

「情報回収手続き」画面でステータスを確認・絞り込みする

1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。
   
2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［情報回収手続き］を選択し「情報回収手続き」画面に移動します。
   
   

3. 「情報回収手続き」画面では、従業員の「ステータス」または「フォーム」別による絞り込み、および「回答日期日」の「昇順」「降順」による「並び替え」を行うことができます。各項目の右端にある［下向き矢印］を押し、条件を選択してください。各項目の詳細は以下の通りです。 

   • 「ステータス」の選択肢
     
     

     選択肢	説明
     チェック完了	人事労務担当者が、従業員が提出した「情報回収手続き」フォームの回答内容のチェックを完了した状態です。
     差し戻し	従業員が提出した「情報回収手続き」フォームの回答内容に不備等があり、人事労務担当者が「情報回収手続き」フォームを従業員へ差し戻しをしている状態です。 従業員自身による「情報回収手続き」フォームの回答内容の修正および再提出が必要です。
     回答済み	従業員が「情報回収手続き」フォームを提出した状態です。 人事労務担当者による「情報回収手続き」フォームの回答内容の確認が必要です。
     送信済み	人事労務担当者が対象の従業員へ、「情報回収手続き」フォームの回答依頼を送信した状態です。 従業員からの「情報回収手続き」フォームへの回答待ちの状態です。
     未送信	対象の従業員へ「情報回収手続き」フォームの入力依頼が送信されていない状態です。 人事労務担当者から従業員へ「情報回収手続き」フォームの回答依頼を送信する必要があります。

   • 「フォーム」の選択肢
     
     

     選択肢	説明
     身上情報変更フォーム	入社後に、住所や氏名、扶養家族などの「身上情報」に変更があった際、従業員自身が変更内容を申請するためのフォームです。 「身上情報変更フォーム」の詳細はヘルプページ「身上情報変更の申請フォームを確認・編集する」をご参照ください。
     入場時情報取得フォーム(非雇用)	業務委託や役員など「雇用契約を結ばない人員」向けに、業務開始に必要な「基本情報」「個人情報」「緊急連絡先」などの情報を収集するフォームです。 「入場時情報取得フォーム(非雇用)」の詳細はヘルプページ「「情報回収手続き」に必要なフォームを管理する 」の「「プリセット」フォーム について」をご参照ください。
     入社時情報取得フォーム(雇用-社会保険無し)	アルバイトなど「社会保険に加入しない条件で雇用する従業員」の入社手続きに使用するフォームです。 「入社時情報取得フォーム(雇用-社会保険無し)」の詳細はヘルプページ「「情報回収手続き」に必要なフォームを管理する 」の「「プリセット」フォーム について」をご参照ください。
     入社時情報取得フォーム(雇用-社会保険有り)	正社員など「社会保険に加入する条件で雇用する従業員」の入社手続きに使用するフォームです。 「入社時情報取得フォーム(雇用-社会保険有り)」の詳細はヘルプページ「「情報回収手続き」に必要なフォームを管理する 」の「「プリセット」フォーム について」をご参照ください。
     作成した「情報回収フォーム」	「フォーム管理」画面で、新しく作成した「情報回収手続き」フォームが表示されます。 「情報回収手続き」フォームの作成手順の詳細はヘルプページ「「情報回収手続き」に必要なフォームを管理する 」の「「情報回収手続き」フォームを新規作成する」をご参照ください。

   • 「並び替え」の選択肢

      

     選択肢	説明
     並び替えなし	初期設定の順序で従業員一覧を表示します。
     回答期日（昇順）	回答期日が古い順に並び替えて表示します。
     回答期日（降順）	回答期日が新しい順に並び替えて表示します。

「情報回収手続き」の進捗状況と回答内容を確認する

1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。
   
2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［情報回収手続き］を選択し「情報回収手続き」画面に移動します。
   
3. 「情報回収手続き」下の「ステータス」の右端の［下向き矢印］を押し、一覧で絞り込み表示を行う「ステータス」を選択します。各「ステータス」の詳細は本ヘルプページ内「「情報回収手続き」画面でステータスを確認・絞り込みする」手順3をご参照ください。
   
   
4. 選択した「ステータス」に該当するフォームのみが一覧に表示され、確認する「フォーム名」行を押すと「従業員名 — 回収内容チェック（送信済みのフォーム名）」画面に移動します。
   
5. 「従業員名 — 回収内容チェック（送信済みのフォーム名）」画面の左側の「従業員情報」の項目を選択し、フォームの回答内容を確認します。「ステータス」に応じて、画面右下の［差し戻し］［内容を編集する］［チェック完了］から必要な対応を行います。
   
   
   • 差し戻し

   • • 回答内容に不備がある場合、従業員へ差し戻しを行い、修正・再提出を依頼します。

   • 内容を編集する

     • 人事担当者側で、従業員からの「情報回収手続き」フォームの回答内容を直接編集して修正ができます。

       • 従業員が入力した項目やフォーム作成時の各「従業員情報」の設定（［必須］［任意］［不要］）に関係なく、すべての「従業員情報」の項目を編集可能です。

         • 従業員が入力した項目以外の「従業員情報」の内容を編集後、［チェック完了］を押すと、修正後の内容が正式な「従業員情報」としてシステムに反映されます。内容の修正を行う際はご注意ください。

       • 「従業員情報」の各項目の詳細についてはヘルプページ「従業員データを登録する」の「CSVに記載できる内容と入力例」をご参照ください。
         

   • チェック完了

     • 回答内容のチェックを完了します。チェックを完了すると、フォームの回答内容が「従業員情報」として正式に反映されます。

   ⚠️ 注意

   • 「従業員名 — 回収内容チェック（送信済みのフォーム名）」画面では、［必須］［任意］［不要］すべての「従業員情報」の項目が一覧で表示されます。

     • あらかじめ、「どの項目を［必須］［任意］［不要］として設定したか」を把握したうえで、必要な情報が正しく回答されているかを判断・確認してください。
     • 「情報回収手続き」フォームの項目設定を確認する手順はヘルプページ「「情報回収手続き」に必要なフォームを管理する 」の「「情報回収手続き」フォームを編集する」手順3をご参照ください。

1. • 「情報回収手続き」の「ステータス」によって、「従業員名 — 回収内容チェック（送信済みのフォーム名）」画面で、実行できる操作が異なります。詳細は以下の表をご参照ください。

     • 操作可能な場合は「◯」、操作不可の場合は「✕」で表しています。操作不可の場合は、操作ボタンが表示されません。
       
       

       ステータス	［差し戻し］	［内容を編集する］	［チェック完了］
       チェック完了	✕	✕	✕
       差し戻し	✕	〇	✕
       回答済み	〇	〇	〇
       送信済み	✕	〇	✕
       未送信	✕	✕	✕

「情報回収手続き」の送信日・回答期日を変更する　

1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。
   
2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［情報回収手続き］を選択し「情報回収手続き」画面に移動します。
3. 「情報回収手続き」画面で、絞り込み条件の「ステータス」項目の右端の［下向き矢印］を押し、［差し戻し］［回答済み］［送信済み］［未送信］のいずれかを選択します。
4. 期日を変更する「フォーム名」行の右端の［…］を押し［期日を変更］を選択すると「期日を変更」画面に移動します。
    
5. 「送信日」「回答期日」入力欄の右端の［カレンダーアイコン］を押し、「送信日」または「回答期日」を設定後、［変更する］を押します。⚠️ 注意
   

   • 「情報回収手続き」は、「ステータス」によって、「送信日」「回答期日」の変更ができない場合があります。詳細は以下の表をご参照ください。

     • 操作可能な場合は、「◯」、操作不可の場合は「✕」で表しています。
       
       

       ステータス	送信日	回答期日
       チェック完了	✕	✕
       差し戻し	✕	◯
       回答済み	✕	◯
       送信済み	✕	◯
       未送信	◯	◯

     • 「ステータス」が「チェック完了」の場合は、人事担当者担当者による提出済みのフォームの回答チェックがが完了しているため、［期日を変更］の操作ボタンが表示されません。

6. 「送信日」「回答期日」の変更が完了し「情報回収手続き」画面に戻ります。

「情報回収手続き」を削除する

1. 画面左端のサイドメニューの［手続き］を押し「手続き」画面に移動します。
   
2. 「手続き」の下にある項目一覧の中から［情報回収手続き］を選択し「情報回収手続き」画面に移動します。
3. 削除する「フォーム名」行の右端の［…］を押し［手続きを削除］を選択すると「手続きの削除」画面に移動します。
4. 画面右下の［削除］を押すと、対象の従業員が「情報回収手続き」画面のリストから削除されます。⚠️ 注意
   

1. • 一度削除した「情報回収手続き」は元に戻せません。

　　　　　　　　　　
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※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです。