入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームのAIチェック機能を設定・管理する

契約モジュール

労務管理／AIアシスタント

権限

「入社手続き」を行う担当者は、利用する機能により、必要な権限が異なります。詳細は以下の通りです。

• 「フォーム管理」の利用には、「その他設定」の権限が必要です。

• 「情報回収手続き」の利用には、「情報回収手続き」権限が必要です。

※ 入社する方が、「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」の提出前に、AIチェックを利用する場合は、「AIアシスタント」の権限の付与が必要です。

目次　

• 入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームのAIチェック機能でできること
• 規程ファイルをアップロードする
• 入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームにプレチェックを登録する
• 入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームに登録済みのプレチェックを確認・更新・削除する 
• プレチェックを登録した入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームを従業員に送付する
  

操作方法

入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームのAIチェック機能でできること

「フォーム管理」画面で社内規程ファイルを「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」に登録すると、AIが規程を参照して入力チェック用のルールを自動生成します。これにより、従業員が回答を提出する前にAIがルールに基づいて入力不備を自動でチェックし、修正を促せるため、人事担当者の目視確認や差し戻しなどの手戻りを削減できます。「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」の「提出前AIチェック」機能でできることは、以下の通りです。

• 規定ファイルの登録とルール抽出（管理者側の設定）

  • 自社の社内規程ファイル（PDF／Word）をアップロードし、「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」に登録することで、AIが照合ルール（最大50件）を抽出します。

• 提出前のAIチェックと修正サポート（従業員の画面）

  • 従業員が「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」を提出する前に、入力内容が社内規程に沿っているかをAIが照合します。不備がある場合は「該当項目・理由・修正手順」を提示し、自己修正を促します。

  • 「入社手続き」に関わる従業員の入力画面や「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」の入力手順の詳細は、ヘルプページ「「情報回収手続き」タスクを提出する」の「「入社手続き」に必要な「情報回収手続き」タスクを提出する」をご参照ください。
    
    

    ⚠️ 注意

    • 従業員の「入社手続き」の入力画面で、「提出前AIチェック」を利用するには、「AIアシスタント」の権限が必要です。

      • AIアシスタントの権限の詳細は、ヘルプページ「AIアシスタントの設定を行う」の「権限グループを作成する（「労務管理モジュール」を利用している場合）」をご参照ください。

規程ファイルをアップロードする

1. 画面左端のサイドメニューの「設定」の右端の［下向き矢印］を押し、「設定」メニューを開きます。「設定」メニューの項目から［フォーム管理］を選択し、「フォーム管理」画面に移動します。
   
   

   ⚠️ 注意

   • サイドメニューについての詳細は、ヘルプページ「ホーム画面とサイドメニューの機能を確認する」をご参照ください。

2. プレチェック管理にて規定ファイルを登録します。画面右上の［プレチェク管理］を押し、「プレチェック管理」画面に移動します。
3. 画面中央の［アップロード］または、画面右上の［＋アップロード］を押し「アップロード」画面に移動します。
4. ［＋ファイルを選択］を押し、コンピューター上の規定ファイル（PDFまたはWord）を選択するか、該当のファイルを［＋ファイルを選択］のある領域にドラッグ＆ドロップします。
5. 「アップロード」画面の右下の［アップロード］を押すと、ファイルのアップロードが完了し、「プレチェック管理」画面に戻ります。
6. 「プレチェック管理」画面で、アップロードしたファイルが表示されていることを確認します。
   • ファイル名
     • アップロードした規定ファイルのファイル名が表示されます。
   •  アップロード状況
     • ファイルのアップロード状況が表示されます。　
       • アップロード中は「スキャン中」、アップロードが完了すると「完了」と表示されます。
   • プレビュー変換
     • PDFファイルの場合「不要」、Wordファイルの場合は「変換完了」と表示されます。
   • アップロード日時
     • 規定ファイルをアップロードした日時が表示されます。
7. 「プレチェック管理」の左端の［左矢印］を押し、「フォーム管理」画面に戻ります。

入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームにプレチェックを登録する

1. 画面左端のサイドメニューの「設定」の右端の［下向き矢印］を押し、「設定」メニューを開きます。「設定」メニューの項目から［フォーム管理］を選択し、「フォーム管理」画面に移動します。
   
   

   ⚠️ 注意

   • サイドメニューについての詳細は、ヘルプページ「ホーム画面とサイドメニューの機能を確認する」をご参照ください。

2. 規定ファイルを設定する「フォーム名」行の［プレチェックを登録］を押し「プレチェックの登録」画面に移動します。
3. 「プレチェック登録」画面の「ファイル」の右端の［目アイコン］を押すと、ファイルの内容を確認できます。

4. 「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」に設定する規定ファイルのファイル名を押します。選択したファイルの左横に「チェック」が入り、画面右下の［登録］が押せるようになります。［登録］を押すと「登録済みプレチェックの確認」画面に移動します。

   ⚠️ 注意 

   • 選択したい規定ファイルが表示されない場合は、「プレチェック管理」に規定ファイルをアップロードしているかご確認ください。操作の詳細は、本ヘルプページ内「規程ファイルをアップロードする」をご参照ください。

5. しばらく待機すると、AIによる解析が完了し「抽出完了」のステータスと、抽出されたルールの件数が表示されます。画面右上の［×］を押し、「フォーム管理」画面に戻ります。画面右下の［解除する］および［変更する］の詳細は、本ヘルプページ内「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームに登録済みのプレチェックを確認・変更・削除する」の手順2をご参照ください。⚠️ 注意
   
   • AIがファイルから自動抽出するチェックルールは最大50個までです。
     • 【現在は未対応】AIが自動抽出したチェックルールを確認したり、ルールの内容を編集する機能は、今後のアップデートで対応予定です（現在はご利用いただけません）
6. 一覧の「プレチェック」項目に登録したファイル名が表示されます。

入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームに登録済みのプレチェックを確認・変更・削除する

プレチェックを登録した入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームを従業員に送付する

1. 画面左端のサイドメニューの「手続き」の右端の［下向き矢印］を押し、「手続き」メニューを開きます。「手続き」メニューの項目から［情報回収手続き］を選択し、「情報回収手続き」画面に移動します。
   
   

   ⚠️ 注意

   • サイドメニューについての詳細は、ヘルプページ「ホーム画面とサイドメニューの機能を確認する」をご参照ください。

2. 画面右上の［新規手続きを作成］を押し、「新規手続きを作成」画面に移動します。
3. 「新規手続きを作成」画面で、「対象従業員」「送付フォーム」「送信日」「回答期限」を入力し、画面右下の［作成する］を押します。「送付フォーム」は本ヘルプページ内「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォームにプレチェックを登録する」でプレチェックを登録した「入社手続き（入社時/入場時情報取得）フォーム」を選択します。

   

   ⚠️ 注意

   • 情報回収手続きの作成手順の詳細は、ヘルプページ「「情報回収手続き」を管理する」の「従業員（1名）の情報回収手続きを作成する」をご参照ください。

4. 「手続き」が新規作成され、「情報回収手続き」画面に戻ります。指定した従業員に回答依頼が自動送信されます。 

※ 記事内の画像は、実際の製品と異なる場合があります。
※ 画像内に表示されているデータは、架空のものです